¿Te cuesta ver resultados aunque inviertas tiempo y dinero en mejoras?
Te falta enfocarte en lo que te dé más retorno. Más ROIROI (Retorno sobre la Inversión): Lo que es: El ROI mide cuánto dinero ganas en relación con lo que has invertido. Es como saber cuánto has sacado de provecho por cada euro que has puesto en un proyecto o inversión.Por qué importa: Conocer el ROI te ayuda a entender si estás poniendo tu dinero en los lugares correctos. Es esencial....
¿No sabes por dónde empezar para que tu negocio despegue de verdad?
Diseña un sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. que te permita priorizar con rapidez. Ten un plan.
Cuando gestionas un negocioUn negocio es una organización o empresa que busca obtener ganancias o beneficios económicos a través de la producción o venta de bienes o servicios. Los negocios pueden ser pequeñas empresas independientes o grandes corporaciones, y pueden operar en una amplia variedad de industrias, como la manufactura, el comercio minorista, los servicios financieros y la tecnología. Los negocios también pueden..., las áreas a mejorar pueden parecer infinitas y las tareas, interminables. Puede que sientas que todo requiere atención, pero que no hay tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... ni recursos para hacerlo.
¿Por dónde empezar?
Una auditoríaLa auditoría se define como un proceso de revisión y evaluación estructurada de áreas, procesos o sistemas dentro de una organización. Su objetivo principal es identificar problemas, optimizar operaciones y asegurar el cumplimiento de políticas y normativas. Objetivo de la auditoría El objetivo de una auditoría es proporcionar un diagnóstico detallado y fiable de un área específica de la empresa.... estructurada no solo te da un diagnóstico claro, sino que te ayuda a priorizar las acciones donde más impacto tendrán, abordando lo urgente sin dejar de lado lo importanteCuando se habla de lo más importante en un contexto empresarial o personal, se refiere a los aspectos fundamentales que deben ser priorizados para alcanzar el éxito, la satisfacción y el bienestar. Aquí hay algunos puntos clave que a menudo se consideran esenciales: En el ámbito empresarial: • Visión y misión claras: Tener una declaración de visión y misión bien.... Aquí te dejo un checklist de 30 puntos para revisar cada rincón de tu empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... y aprenderLa palabra "aprender" en el ámbito empresarial se refiere a la adquisición de nuevos conocimientos, habilidades y competencias por parte de los empleados de una empresa. Esto puede incluir la formación en habilidades técnicas específicas, como el uso de software o maquinaria, o la adquisición de habilidades blandas como la comunicación eficaz o la resolución de conflictos. El aprendizaje continuo... a ponderarlos para que tu plan de mejora se enfoque en lo que realmente importa.
Metodología para mejorar tu negocio.
La metodología que aplico con éxitoLo que es: El éxito es una medida personal y subjetiva, definida por alcanzar las metas que uno mismo se ha propuesto, ya sean profesionales, personales o sociales. Por qué importa: Alcanzar el éxito es crucial porque actúa como un barómetro de nuestro desempeño y efectividad. Nos motiva a seguir adelante y a mejorar constantemente, reforzando nuestra reputación y contribuyendo... desde hace años en mis clientes funciona y es simple¿Recuerdas cuándo empezaste en tu negocio? ¿Recuerdas esa primera venta? ¿Recuerdas cuándo tu primer cliente te ayuda a diseñar tu primer producto o servicio aportando un feedback constante sobre lo que quería y sobre cuánto estaba dispuesto a pagar por él? Traslada esa misma experiencia o sensación a tu primer empleado o a tu primer proveedor. ¿Qué ha pasado desde.... Aquí tienes los 5 pasos:
- Haz una lista de 30 puntos a mejorar en tu negocio (los tienes más abajo).
- Asigna a cada uno un ROI, basándote en el beneficio que podrías obtener al solucionarlo.
- Ordena los puntos de mayor a menor ROI.
- Escoge el primero de la lista y resuélvelo como si no existiese un mañana.
- Vuelve al punto cuatro.
Así de sencillo: una metodología de mejora continuaAutomejora. Kaizen en japonés. La mejora continua es un enfoque sistemático para identificar y solucionar problemas y mejorar los procesos, productos y servicios en una organización. El objetivo es mejorar la eficiencia, productividad y calidad de los procesos mediante la implementación de cambios incrementales. La mejora continua se basa en el principio de que siempre se pueden encontrar formas de... que puedes repetir «hasta el infinito y más allá». No te compliques la vida.
Checklist de 30 puntos clásicos para cualquier auditoría.
Sin ser limitada, esta es la lista genérica que suelo utilizar.
Defino los objetivos de la auditoría: Necesito tener claro qué quiero evaluar y cuáles son los resultados que espero.
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- Identifico a los responsables del área: Veo quién lidera y ejecuta los procesos en la zona que voy a auditar.
- Reviso los procedimientosLos procedimientos son las instrucciones detalladas y secuenciales que indican cómo realizar tareas específicas en la empresa. Garantizan que las actividades se ejecuten de manera consistente y conforme a los estándares de la organización. Los procedimientos aportan claridad y orden en la ejecución diaria. Objetivo de los procedimientos: Asegurar la uniformidad, calidad y cumplimiento en la realización de tareas, facilitando...: Compruebo que existan y estén actualizados.
- Verifico el cumplimiento de políticas internas: Me aseguro de que se sigan las normas de la empresa.
- Evalúo la eficienciaLo que es: Capacidad de una empresa para minimizar los costos y maximizar la producción. Por qué importa: Directamente relacionada con la rentabilidad y la competitividad del negocio. Hacer bien las cosas pero al menor coste. La eficiencia se refiere a la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos en un proceso o sistema. Es una medida de... de los procesos: Mido si los procesos están optimizados o no.
- Mido la eficaciaHacer bien las cosas. La eficacia se refiere a la capacidad de un sistema, proceso o persona para lograr sus objetivos. Es una medida de la calidad de los resultados que se logran, se enfoca en el logro de los objetivos. Es diferente de la eficiencia que se refiere a la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.... de las herramientas utilizadas: Reviso si los sistemas y herramientas son adecuados y están al día.
- Identifico riesgos asociados: Detecto posibles riesgos operativos, financieros o legales.
- Verifico la formaciónLo que es: La formación en el contexto laboral se refiere a la educación y capacitación proporcionada a los empleados para mejorar sus habilidades y competencias, preparándolos para realizar tareas específicas o asumir roles más desafiantes dentro de la empresa. Por qué importa: La formación es crucial para mantener una fuerza laboral competente y motivada. Permite a los empleados desarrollar... del personal: Me aseguro de que el equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... esté bien capacitado.
- Control de acceso a la informaciónLa información es un conjunto de datos que tienen significado y son procesados para proporcionar un contexto útil. La información es esencial para la toma de decisiones y el aprendizaje, ya que proporciona una base sólida para comprender y analizar una situación. La información se puede presentar en diferentes formatos, como texto, imágenes, audio o video. La información se puede...: Reviso la seguridad en el manejo de datos.
- Evalúo el seguimiento de problemas: Analizo cómo se gestionan las incidencias y qué tan eficiente es el procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos..
- Analizo el cumplimiento normativo: Confirmo que estamos en línea con las leyesLo que es: Las leyes son normas y reglamentos establecidos por las autoridades gubernamentales que dictan cómo deben operar las personas, las empresas y otras organizaciones dentro de una sociedad. Por qué importa: Para las empresas, el cumplimiento de las leyes es esencial para operar legítimamente y evitar sanciones legales, multas o daños a su reputación. Las leyes impactan todos... y regulaciones que nos aplican.
- Revisión de la gestión documental: Aseguro que los documentos están bien organizados y manejados.
- Verificación de indicadores de desempeño (KPIs): Me fijo en que existan KPIs relevantes y que se monitoricen.
- Mido la satisfacción de los stakeholdersLo que es: Identificación, análisis y gestión proactiva de las personas o grupos interesados que pueden afectar o ser afectados por las actividades de la empresa. Por qué importa: Mantener una buena relación con los stakeholders es vital para garantizar el apoyo continuo y la alineación con los intereses de la empresa.: Recibo feedbackRetroalimentar. El feedback es la información que se recibe sobre el desempeño o el comportamiento de un individuo o un equipo. El retorno para que nos entendamos mejor. Puede ser positivo o negativo y se utiliza para mejorar el rendimiento y la productividad. Un ejemplo de feedback en un contexto empresarial podría ser un gerente que da retroalimentación a un... de clientes, empleados y otros interesados.
- Evalúo la comunicaciónMis reglas básicas son: Comunicar de forma clara. No lleves malas intenciones ni pretendas hacer daño. Hazlo de la manera más sencilla. Sin palabras complejas ni rebuscadas. Ves cambiando el tono de voz para que sea más ameno. Piensa siempre con el corazón, en servir. Tienes dos minutos: Explícalo, demuestra antes que tu sabes hacerlo, luego acompaña a tu alumno... interna y externa: Me fijo en que la comunicación sea clara y fluida.
- Revisión del control de calidadSe refiere a la capacidad de un producto o servicio para cumplir o superar las expectativas de los clientes y cumplir con los estándares de la industria. Esto incluye aspectos como la confiabilidad, la seguridad, la eficiencia, la facilidad de uso, y la durabilidad. La calidad también puede referirse a la capacidad de una empresa para satisfacer las necesidades de...: Confirmo que existen estándares de calidad y se cumplen.
- Evalúo los tiempos de respuesta en procesos críticos: Mido la rapidez en áreas clave.
- Analizo los costos asociados al proceso: Me aseguro de que el proceso sea eficiente en términos de coste.
- Revisión de los sistemas de información: Me aseguro de que los sistemas funcionan y están en buen estado.
- Identifico oportunidades de mejora: Detecto áreas que podrían optimizarse.
- Revisión de los niveles de inventario (si aplica): Confirmo que la gestión de inventarios sea adecuada.
- Analizo la experiencia del clienteAquel que te compra, como mínimo, dos veces. La primera te prueba y la segunda repite. Es quien paga tus facturas.: Mido la satisfacción y las percepciones de los clientes.
- Verificación de la capacidad de respuesta ante emergencias: Me fijo en si estamos preparados para imprevistos.
- Control de calidad en la entrega de productos/servicios: Aseguro que los estándares de entrega se cumplen.
- Revisión de contratos y acuerdos con proveedores: Me aseguro de que estén en orden y al día.
- Evalúo la cultura de mejora continua: Compruebo si hay un enfoque de mejora.
- Compruebo la coherencia con la misiónLo que es: La declaración de misión define el propósito fundamental de una organización, explicando por qué existe y qué busca lograr en el corto plazo. Por qué importa: Sirve como brújula para alinear las decisiones diarias de la empresa, asegurando que todas las acciones y estrategias contribuyan a su objetivo principal. La misión empresarial es una declaración que describe... y visiónLo que es: La visión es una descripción inspiradora de lo que una organización aspira a ser en el futuro, guiando su trayectoria a largo plazo. Por qué importa: Actúa como una estrella polar, motivando y uniendo al equipo hacia metas comunes y ambiciosas, y ayuda a dar forma a la estrategia de desarrollo de la empresa. ¿Cómo afectará nuestra... de la empresa: Verifico que los procesos estén alineados con la estrategiaPlan para pasar de A a B. Decidir lo que NO vamos a hacer. Una estrategia es un plan o conjunto de acciones diseñadas para alcanzar un objetivo o un conjunto de objetivos. Es una forma de pensar y actuar que ayuda a las empresas o individuos a alcanzar sus metas, superar desafíos y sacar ventaja de oportunidades. Una estrategia....
- Documentación de hallazgos y recomendaciones: RegistroDato. Durante un mes, estuve comparando mis tiempos de agenda. Estaba convencido de que era capaz de dividir mi tiempo profesional en cuatro bloques: uno a clientes y proveedores importantes, otro bloque a mandos y empleados, un tercero a temas de formación personal y, por último, el cuarto a temas de ayuda en mi comunidad. Total que cada semana, durante... y detallo los hallazgos de la auditoría.
- Revisión de políticas de ética y cumplimiento: Aseguro que cumplimos con los estándares éticos.
- Propongo un plan de acción para resolver hallazgos: Elaboro un plan de mejora, con tiempos y responsables claros.
Este enfoque me permite revisar cada rincón de la empresa y poner el focoEstar enfocado. Centrado en lo importante. Lo que es: Mantenerse enfocado en el trabajo implica dirigir la atención y los esfuerzos de manera constante hacia tareas específicas o metas, minimizando las distracciones y maximizando la eficiencia en la realización de las actividades. Por qué importa: Estar enfocado es crucial para la productividad individual y del equipo. Permite a los profesionales... en lo que más importa. El mayor ROI.
Pero, ¿cómo ponderar y priorizar los puntos de la auditoría?
Este checklist te ofrece un diagnóstico amplio, pero ¿cómo priorizas las acciones para optimizar el impacto? Aquí es donde entra en juego la ponderación de cada punto, basada en tres factores clave: Impacto, RiesgoLo que es: El riesgo es la posibilidad de que ocurra un evento adverso que pueda causar pérdidas o daños a una organización. Por qué importa: La gestión de riesgos es esencial para minimizar potenciales pérdidas económicas, proteger los activos de la empresa y asegurar la sostenibilidad del negocio a largo plazo., y Urgencia. Sigue estos pasos para que cada hallazgo se traduzca en mejoras concretas y efectivas.
- Define criterios de ponderación: Considera el impacto del hallazgo en los resultados generales, el riesgo que implica no corregirlo, y la urgencia de la acción necesaria. Puedes calificar cada criterio en una escala de uno a cinco.
- Asignar pesos a cada criterio: Si el impacto es tu principal preocupación, puedes darle un peso del cuarenta por ciento, el riesgo del treinta por ciento y la urgencia del treinta por ciento. Así, la fórmula de cada punto sería:
Puntuación = (Impacto x 0.4) + (Riesgo x 0.3) + (Urgencia x 0.3) - Califica cada punto del checklist: Usa la escala de uno a cinco para evaluar cada punto según el impacto, riesgo y urgencia. Esto te da una puntuación final para ordenar los puntos de mayor a menor importancia.
- Clasifica en niveles de prioridad• Lo que es: La prioridad se refiere a la importancia o precedencia que se le da a una tarea, proyecto o decisión en comparación con otras actividades. Establecer prioridades implica evaluar qué acciones deben realizarse primero basándose en su urgencia, impacto y recursos disponibles. • Por qué importa: Priorizar adecuadamente es crucial en la gestión del tiempo y de...:
- Alta prioridad: Problemas críticos que necesitan resolución inmediata.
- Prioridad media: Asuntos importantes que puedes programar a corto plazoEl corto plazo se refiere a un período relativamente breve, generalmente de días a meses, durante el cual las empresas toman decisiones y realizan acciones que tienen un impacto inmediato o inmediato. Esta perspectiva es esencial para la gestión operativa y la respuesta rápida a cambios en el entorno. Componentes del corto plazo • Operaciones diarias: Implica la gestión de....
- Baja prioridad: Mejoras que pueden implementarse a largo plazoEl largo plazo se refiere a un período extendido en el tiempo, durante el cual se espera que se desarrollen y se evalúen estrategias, objetivos o inversiones. En el contexto empresarial y financiero, el término es crucial para la planificación y la toma de decisiones. Componentes del largo plazo • Visión estratégica: Implica establecer objetivos a largo plazo que guíen....
- Implementa y revisa: Con tu plan priorizado, comienza a implementar los cambios y realiza un seguimiento para ajustar según los resultados.
Este proceso de auditoría y priorización no solo te permitirá conocer a fondo el estado de tu negocio, sino que te ayudará a tomar decisiones estratégicas que mejoren los resultados donde realmente importa.
Recuerda: lo difícil no es solo saber dónde te duele, sino cómo curarte. Para eso tendrás que liderar y poner orden.
Cada mejora requiere decisiones y acción, y el verdadero retoUn reto es un desafío o problema que enfrenta tu negocio y que requiere soluciones para poder avanzar y crecer. Los retos pueden ser internos, como mejorar la eficiencia del equipo, o externos, como adaptarse a cambios en el mercado. tipos de retos • estratégicos: relacionados con la dirección y objetivos de la empresa. • operacionales: vinculados al día a... está en implementar los cambios que sabes que harán la diferencia. Si en algún momento te atascas o necesitas un empujón extra, llámame; en eso, también soy bueno 😉.