¿No sabes por dónde empezar a sistematizar tu empresa?

Hoy es domingo y me viene a la cabeza San Benito. Él ya lo resolvió en el siglo VI.

Aunque no era ingeniero “de título”, en la práctica fue uno de los primeros sistematizadores organizativos de la historia de Occidente.

Y lo más bestia: su sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. Más sigue funcionando 1.500 años después. Ahora bien… si lo miras con ojos de CEO, tenía más de ingeniero de sistemas que muchos MBAs modernos:

• Estructuró tareas, roles y tiempos.
• Estableció procesos repetibles.
• Diseñó un sistema de onboarding (cultura) para los recién llegados.
• Implementó controles de calidadSe refiere a la capacidad de un producto o servicio para cumplir o superar las expectativas de los clientes y cumplir con los estándares de la industria. Esto incluye aspectos como la confiabilidad, la seguridad, la eficiencia, la facilidad de uso, y la durabilidad. La calidad también puede referirse a la capacidad de una empresa para satisfacer las necesidades de... Más (corrección, revisión, formaciónLo que es: La formación en el contexto laboral se refiere a la educación y capacitación proporcionada a los empleados para mejorar sus habilidades y competencias, preparándolos para realizar tareas específicas o asumir roles más desafiantes dentro de la empresa. Por qué importa: La formación es crucial para mantener una fuerza laboral competente y motivada. Permite a los empleados desarrollar... Más).
• Previó protocolos para el conflicto, la rotación y la mejora continuaAutomejora. Kaizen en japonés. La mejora continua es un enfoque sistemático para identificar y solucionar problemas y mejorar los procesos, productos y servicios en una organización. El objetivo es mejorar la eficiencia, productividad y calidad de los procesos mediante la implementación de cambios incrementales. La mejora continua se basa en el principio de que siempre se pueden encontrar formas de... Más.

Todo eso sin IA ni ordenadores, sin consejo de administraciónLo que es: El Consejo de Administración es el grupo de personas seleccionadas para supervisar las actividades de una empresa. Son los estrategas que se sientan en la mesa más importante, donde se toman las decisiones clave que afectarán el futuro de la compañía.  Por qué importa: Este consejo es fundamental porque asegura que la empresa se dirija en la... Más y sin reuniones de 90 minutos para decidir nada.

San Benito, consiguió que más de 1.100 monasterios de toda Europa funcionaran como relojes suizos: monjes entrando y saliendo, tareas bien hechas, ritmos marcados, silencio respetado, conflictos resueltos…

¿El secreto? Un sistema.

Se llama la Regla de San Benito.

Un librito de unas 50 páginas, dividido en 73 capítulos breves, del cual yo aprovecho muchas de sus ideas cuando trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más con pymes que quieren dejar de improvisar. Es tan sencillo y tan potente que, después de 1.500 años, aún sigue vigente.

Te resumo los principiosLo que es: Son las creencias fundamentales o las normas de conducta que guían las decisiones y comportamientos dentro de una organización. Por qué importa: Los principios establecen las bases para la cultura corporativa y la integridad ética, influyendo en cómo la empresa y sus empleados interactúan entre sí y con el exterior. Más de un buen gobierno:

1. Un líderLo que es: Un líder es una persona que guía o dirige a otros, proporcionando dirección, inspiración y motivación para alcanzar objetivos comunes. Por qué importa: Los líderes son cruciales para establecer la visión, influir y fomentar un ambiente donde los miembros del equipo o de la organización pueden prosperar y alcanzar su máximo potencial. Un líder es una persona... Más claro (el abad). No manda por ego, manda por misiónLo que es: La declaración de misión define el propósito fundamental de una organización, explicando por qué existe y qué busca lograr en el corto plazo. Por qué importa: Sirve como brújula para alinear las decisiones diarias de la empresa, asegurando que todas las acciones y estrategias contribuyan a su objetivo principal. La misión empresarial es una declaración que describe... Más. Escucha, corrige y dirige con el ejemplo.

2. Un plan diario repetible. Mismo ritmo cada día. Las rutinas son la base de la productividadEficiencia: Todos los años estudiando la productividad no me habían dado más que trabajo. Era un fracaso rotundo. Chris me miró a los ojos y me dijo: la productividad es una mierda: He enseñado sobre productividad durante años y todas las personas a las que he dado clases de hecho están trabajando más, incluyéndome. ¿Por qué pasa eso? Porque la... Más.

3. Cada persona tiene un rolUn rol es la función o responsabilidad específica que tiene cada persona dentro de tu empresa o equipo. Definir claramente los roles ayuda a que todos sepan qué se espera de ellos y cómo contribuyen al éxito del negocio. claves de un buen rol: • Claridad: Cada miembro sabe exactamente qué debe hacer y cuáles son sus responsabilidades. • Alineación... Más claro. Nada de “yo pensaba que eso lo hacía otro”. Las funciones están asignadas.

4. Manual de integración para los nuevos. Onboarding bien claro. Paso a paso: escucha, observa y luego actúa.

5. El silencio como sistema. Para pensarEl acto de pensar es fundamental para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la creatividad. Implica procesar información, analizar situaciones, reflexionar sobre ideas y considerar diferentes perspectivas. Aquí tienes algunos aspectos clave sobre el pensamiento: Tipos de pensamiento • Pensamiento crítico: Analiza y evalúa información de manera objetiva. Se centra en la lógica, la evidencia y la... Más. Para evitar el ruido. Para que no todo se decida a gritos.

6. Resolución de conflictos pautada. No improvisaban ni miraban para otro lado. Había procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos. Más.

7. Equilibrio entre trabajo y descanso.Nada de quemar a la gente para sacar más. Más no siempre es mejor.

8. Formación constante. El abad corrige, guía y enseña. Siempre con propósitoPROPÓSITO EMPRESARIAL: Ver emprender / emprendedor. La razón de ser de tu empresa. Mi misión en la vida es erradicar la pobreza empresarial. Estoy comprometido con no permitir que un empresario viva en la carencia: de dinero, de tiempo, de vida en definitiva. La vida consiste en impacto, no en horas. En mi lecho de muerte estaré preguntándome si cumplí... Más.

9. La humildadLo que es: La humildad en un entorno profesional se refiere a la capacidad de reconocer los propios límites y errores, valorar las contribuciones de los demás y aprender de las experiencias. Por qué importa: Los líderes y empleados humildes son más abiertos a recibir feedback y nuevas ideas, lo que puede conducir a una mejora continua y fomentar un... Más como normaLo que es: Un criterio, medida o regla establecida, generalmente por un organismo reconocido, que sirve como modelo o ejemplo para comparar la calidad o la cantidad. Por qué importa: Las normas son fundamentales para asegurar que los productos, servicios y procesos cumplan con los requisitos de calidad y seguridad esperados, proporcionando un marco para la evaluación y mejora continua.... Más. Cero egos. Cero trepas. Lo que importa es el conjunto.

El objetivo está claro: Una comunidad productiva, estable y con sentido. Igualito que una empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más —o una familia— bien llevada.

¿No te parece increíble que todo esto funcionara… sin KanbanEs un enfoque ágil que se centra en la visualización del flujo de trabajo y la limitación de la cantidad de trabajo en progreso. Se utiliza para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos de producción. Do, Doing, Done --> Hacer, haciendo, hecho. El Kanban es un sistema de gestión visual utilizado para controlar y mejorar el flujo... Más, sin Asana ni Trello?

Las 10 preguntas que (seguramente) se hizo San Benito para ordenar su mundo:

1. ¿Quién lidera y cómo debe liderar?
   → ¿Qué tipo de autoridadLo que es: En el contexto empresarial, la autoridad se refiere al derecho y la capacidad de tomar decisiones, impartir órdenes y exigir obediencia dentro de una organización. Por qué importa: La autoridad es esencial para la gestión eficaz de un equipo o una empresa. Facilita la toma de decisiones rápidas, ayuda a mantener el orden y la estructura organizativa,... Más necesita esta organización para funcionar y ganarse el respeto sin imponer miedoEl miedo es una emoción básica que se activa en situaciones percibidas como amenazantes o peligrosas. Es una respuesta natural del cuerpo ante una situación que se considera una amenaza para la supervivencia, y se caracteriza por la activación del sistema nervioso simpático, que provoca cambios fisiológicos como aumento de la frecuencia cardíaca, sudoración, tensión muscular, entre otros. En un... Más?

2. ¿Qué debe hacerAcrónimo: Hábito para Atraer, Convertir en cliente, Entregando lo prometido a los clientes y reunir o cobrar el dinero que deben pagarte a cambio. La mayoría de los negocios sigue la secuencia HACER, pero no es necesario que sea así. Algunos negocios cobran antes de proporcionar sus servicios. Y otros pueden proporcionar un servicio antes de que el prospecto se... Más cada persona y cuándo?
   → ¿Cómo reparto tareas para que nadie se pierda, ni se solapen funciones?

3. ¿Cómo organizamos el tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar  el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más diario para que haya orden, trabajo y paz?
   → ¿Qué rutinas necesito establecer para que todo fluya y no dependamos de la improvisación?

4. ¿Cómo se forma y se integra un nuevo miembro?
   → ¿Cuál es el proceso para que un nuevo sepa qué hacer, cómo hacerlo y con quién hablar?

5. ¿Qué reglas deben cumplirse siempre, aunque cambien las circunstancias?
   → ¿Qué principios son innegociables para que esto no se derrumbe si un día yo no estoy?

6. ¿Cómo resolvemos los conflictos sin romper la comunidad?
   → ¿Qué métodoUn método es un conjunto de pasos o procedimientos organizados y sistemáticos para llevar a cabo una tarea o resolver un problema. En el ámbito empresarial, los métodos son utilizados para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de una empresa. Pueden ser aplicados en diferentes áreas de la empresa, como la producción, la contabilidad, el marketing, la... Más aplicamos cuando hay errores, faltas de respeto o decisiones equivocadas?

7. ¿Cómo combinamos trabajo, descanso y formación?
   → ¿Qué equilibrio necesito para que la gente no se agote, ni se oxide?

8. ¿Qué hacemos con los que no cumplen?
   → ¿Qué respuesta doy a quien no quiere alinearse con la cultura o el sistema?

9. ¿Cómo se mantiene viva la motivaciónMotivo que dirige a la acción. La motivación es el proceso interno o externo que impulsa a un individuo a actuar de cierta manera o tomar ciertas acciones. Puede ser intrínseca, es decir, derivada de la satisfacción personal que una tarea o actividad proporciona, o extrínseca, cuando la motivación proviene de factores externos como recompensas o castigos. Existen diferentes teorías... Más cuando no hay premios económicos?
   → ¿Cómo hago que las personasDesde un punto de vista empresarial, las personas son consideradas como recursos valiosos para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Las personas incluyen a los empleados, gerentes, propietarios, accionistas, proveedores, clientes y cualquier otra parte interesada en el negocio. • Los empleados son un recurso clave para una empresa, ya que son responsables de llevar a cabo las... Más trabajen por propósito y no por presión?

10. ¿Qué cultura dejamos para que esto dure más allá de nuestra generación?
    → ¿Cómo aseguro que lo que construimos hoy siga funcionando dentro de 100 años?

¿Y tú? ¿Vas a seguir improvisando… o vas a escribir por fin la “regla” de tu empresa?

Si quieres sistematizar tu pyme de verdad, empieza como San Benito:
con un líder que lidera, una norma clara, y una comunidad que trabaja como equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más.

👉 ¿Te echo un cable para escribir tu propia “ReglaLo que es: Directrices o instrucciones que dictan cómo deben realizarse ciertas acciones o actividades dentro de una organización. Por qué importa: Las reglas son cruciales para mantener el orden y la disciplina en la organización, asegurando que todos los miembros de la empresa entiendan sus roles y responsabilidades. Más”?
MideEs el acto de cuantificar o evaluar algo utilizando herramientas o criterios específicos para obtener datos precisos. En el ámbito empresarial, medir es fundamental para entender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones basadas en hechos. Ejemplo: Un CEO mide la rentabilidad de cada proyecto evaluando los ingresos generados en comparación con los costos, para ajustar la estrategia de la... Más. SimplificaEs el proceso de hacer algo más sencillo eliminando lo innecesario y concentrándose en lo esencial. En los negocios, simplificar puede significar reducir tareas, procesos o productos que no aportan valor, para enfocarse en lo que realmente genera resultados. Ejemplo: Un CFO simplifica el proceso de aprobación de presupuestos eliminando pasos redundantes, lo que acelera la toma de decisiones y... Más. Gana dineroEs el resultado de generar ingresos o beneficios a partir de una actividad productiva o comercial. En el mundo empresarial, ganar dinero es el objetivo principal, y se logra ofreciendo productos o servicios que aporten valor al cliente, a cambio de una retribución económica. Ejemplo: Una empresa gana dinero al vender sus productos con un margen superior al coste de... Más.