Automatiza tu Pyme y haz que crezca: El poder de la McDonalización

¿Cómo se pueden aplicar estrategias para hacer crecer tu Pyme?

McDonalds, Amazon, Zara, Starbukcs, … Todos los grandes fundamentan su crecimiento en la automatización y estandarización de sus procedimientos y sistemas de trabajo. Esto les ha permitido mantener una regularidad en la calidad y experiencia del cliente a nivel mundial. ¿Cómo lo hacen?

Automatizar es el fin último de cualquier proceso o sistema. Tengo un cliente, pongamos que se llama Toni, que tiene una mente super sistemática. Su obsesión es siempre antes de poner en marcha nada nuevo, debe estar soportado con un sistema y un automatismo. Toni persigue el estrés cero:»que nadie piense». Toni es de la opinión que las personas cometemos menos errores y somos más felices trabajando cuando se nos da una guía, un método, un sistema. Me gusta esa forma de ver el negocio.

Automatizar reduce nuestro gasto.

Nos hace ser más eficientes,

nos da velocidad de gestión,

nos libera de talento complejo

y nos permite escalar.

Para hacerlo bien, te harán falta TRES cosas:

Una: tu mente sistemática.

Dos: un buen técnico de sistemas que domine las herramientas y

tres: paciencia para formar y entrenar a tu gente. Esta última es la responsable de la mayoría de los fracasos: Míos incluidos. Una cosa son los sistemas, lo fácil, y otras la personas, lo difícil.

¿Pero qué podemos automatizar?

Casi todo.

Inspirándome en la visión de Toni, voy a repasar los 15 procesos básicos y sencillos que suelo automatizar en las empresas, las herramientas típicas para hacerlo y si es fácil o no meterle mano a esa automatización. Yo lo llamo ¡vamos a McDonalizar tu pyme!

Aquí los tienes:

Gestión de Facturas y Pagos: Se usa software como Factusol, Holded o Xero. La complejidad es media; hay que configurarlo y aprender a usarlo, pero nada del otro mundo.
Atención al Cliente: Aquí entran los chatbots tipo Zendesk o Intercom. La complejidad es media, porque hay que ajustarlos bien para que no metan la pata.
Gestión de Recursos Humanos: Con BambooHR o Workday, se facilita un montón. La complejidad es alta, porque cambia bastante cómo se hacen las cosas en RRHH.
Gestión de Inventarios: Zoho Inventory o NetSuite van de cine para esto. Puede ser de media a alta complejidad, dependiendo de lo liado que sea tu inventario.
Marketing y Ventas: Con herramientas como HubSpot o Marketo, te ahorras un montón de trabajo. La complejidad es media; necesitas estar al tanto con las campañas.
Reportes y Análisis de Datos: Para esto se suele usar Tableau o Microsoft Power BI. La complejidad va de media a alta, sobre todo si tus datos son inestables.
Procesos Administrativos: Con RPA tipo UiPath, te quitas de encima gran parte del papeleo. La complejidad es media; hay que definir bien los procesos. Mapear.
Gestión de Proyectos: Herramientas como Google Drive, Asana o Trello hacen que todo fluya mejor. La complejidad es baja a media, lo más complicado es que el equipo se acostumbre.
Cumplimiento Normativo: Software como ComplianceQuest te ayuda a no meter la pata con las leyes. La complejidad es alta; tienes que estar muy puesto en la normativa.
Ciberseguridad: Con soluciones como Symantec o McAfee te cubres lo básico. La complejidad es alta, porque esto de la seguridad informática es un mundo.
Gestión de Citas/Agenda: Con Calendly te organizas en un momento. La complejidad es baja; es fácil de usar y muy práctico.
Control y Seguimiento de KPIs: Klipfolio o Google Data Studio te vienen de perlas para esto. La complejidad va de media a alta, depende de lo liado que sea tu negocio.
Control de Presencia Telemático: Time Doctor o Kronos te ayudan a saber quién está trabajando y desde dónde. La complejidad es media; hay que configurarlo bien al principio y educar a la tropa.
Descripción de Procedimientos y Puestos de Trabajo: Con Confluence o SharePoint tienes todo claro y ordenado. La complejidad es de media a alta, porque hay que trabajar la documentación.
Eliminación del Papeleo: Con DocuSign, o Docunecta y adiós al papeleo. La complejidad media, más que nada es acostumbrarse a lo digital. El reto está en saber educar a la organización para trabajar «sin papeles».

Hay para todos los gustos y necesidades, pero siempre con el mismo objetivo: hacerte la vida un poco más fácil. Todas son de pago por suscripción y la mayoría ni llegan a los 100 € al mes. ¿A qué esperas?

Así que ya lo sabes, mide cada proceso, simplifica con la tecnología adecuada, y prepárate para ver cómo tu empresa no solo ahorra, sino que también gana más.

¡Automatizar no es solo para los ‘Tonis’ del mundo, es para cualquiera que quiera trabajar de forma más inteligente y no más horas!