Si quieres mejores resultados, olvídate de poner objetivos y céntrate en crear sistemas predecibles.
Crea rutinas de pasos claros y repetibles: Sistematiza tu empresa.
Trabajarás menos y disfrutarás más.
Mi MÉTODO en TRES PASOS, MSG: Mide, Simplifica, Gana Dinero.
La forma más rápida de darle la vuelta a tu empresa es la que te propongo. Por cierto, que todo esto lo puedes comprar en mi web alvaronavarrete.com, pero para que te sitúes, te doy una guía rápida por si prefieres ir por libre. Lo harás por este orden,
Paso 1. Pon las bases de tu proyecto. Haz esto…
Define la misión, la visión, los valores, la estrategia, los objetivos operativos y la táctica traducida en lo que yo llamo, los planes de acción. Según un estudio de la Universidad de Washington, las empresas que comunican claramente su misión y visión a sus empleados superan en rendimiento a sus competidores en un 30% en términos de crecimiento y rentabilidad.
No tener una misión y visión claras, lo que puede causar desalineación en el equipo. Ignorar la importancia de definir valores corporativos auténticos, resultando en una cultura empresarial débil.
Paso 2. El DAFO. Haz esto…
Un análisis realizado por Harvard Business Review muestra que las empresas que realizan análisis DAFO de manera regular tienen un 33% más de probabilidades de identificar oportunidades de crecimiento antes que sus competidores.
Realizar un análisis DAFO superficial sin involucrar a diferentes niveles del equipo puede llevar a una comprensión incompleta de la empresa.
Paso 3. Organiza tu oferta y a quién se la vendes. Haz esto…
El Canvas de Osterwalder para tener claridad con respecto a la propuesta de valor al cliente. A la derecha, relaciones con clientes, segmentos de mercado e ingresos. A la izquierda Operaciones, recursos, costes y socios. Las empresas que aplican el Modelo Canvas mejoran su entendimiento del cliente en un 47% y, como resultado, incrementan sus ingresos hasta en un 55% en el primer año de implementación, según un estudio de la Universidad de Stanford.
No clarificar tu propuesta de valor puede confundir a tus clientes potenciales. Ignorar la importancia de establecer relaciones fuertes con clientes y socios clave puede limitar el crecimiento de tu negocio.
Paso 4. Mide lo que importa. Haz esto…
Acostúmbrate a medir lo importante. Aquello que te acerca a tu meta y sobre todo aquello que te desvía para que corrijan cuanto antes. Pocos y buenos. Llevar la empresa en la cabeza no es más que dominar sus resultados y saber cómo se relacionan entre sí: ¿Cuánto vendes? ¿Con qué margen? ¿Cuánto ganas? ¿Cuántos empleados tienes? ¿A qué velocidad crecen y cuáles son tus objetivos a tres años vista? Nada fácil en un entorno VUCA. ¿Pero quién ha dicho que a los empresarios nos guste lo fácil?
La gente no suele medir. Quizás por aquello de “que ojos que no ven, corazón que no siente”. Es como aquel amigo mío que no quiere ir al médico porque sabe que su analítica de colesterol y tensión está por las nubes. Pero tú eres un CEO, ¿vale?
Los números no mienten. Los KPIs crean un lenguaje común para discutir el rendimiento de la empresa. Esto fomenta la transparencia y mejora la comunicación entre diferentes equipos y departamentos.
Tener buenas métricas te dirá claramente si vas por buen camino o no, y cuando estés perdido, cómo recuperarlo. ¡Mantén tus ojos en estas métricas y verás qué rápido mejoran las cosas!
- Evaluación y Análisis: Empieza por evaluar y analizar meticulosamente todos los aspectos de tu negocio. Utiliza herramientas de autodiagnóstico y KPIs para obtener una visión clara del rendimiento actual en áreas clave como finanzas, operaciones, ventas, marketing y gestión del talento.
- Recopila siempre Datos Relevantes: Asegúrate de recolectar datos que sean relevantes y precisos. Esto incluye métricas financieras, de satisfacción del cliente, eficiencia operativa y desempeño del equipo.
- Identifica Áreas de Mejora: Utiliza los datos recopilados para identificar áreas que necesitan mejoras o ajustes. Esta etapa es crucial para entender dónde y cómo puedes optimizar tu negocio.
Asigna KPIs o métricas clave a cada objetivo. Construye el cuadro de mando como si fueras a ser el Controller. Serán las métricas que darán dirección a tu GPS y llevarás un seguimiento semanal. De acuerdo con un informe de KPMG, las empresas que establecen y monitorean KPIs relevantes tienen hasta un 60% más de posibilidades de alcanzar sus metas estratégicas que aquellas que no lo hacen.
Elegir demasiados KPIs puede resultar en una pérdida de enfoque. Seleccionar métricas que no se alinean con los objetivos estratégicos puede llevar a un esfuerzo mal dirigido.
Paso 5. Dibuja tu hoja de ruta al futuro. Haz esto…
Define los objetivos a uno, dos y tres años vista. Ten en mente tu hoja de ruta particular a nivel macro: de venta, de margen, la rentabilidad, el nivel de endeudamiento y el número de empleados y proveedores. Un estudio del MIT revela que las empresas con objetivos claros a largo plazo aumentan su valor de mercado en un promedio del 40% en comparación con las que no tienen objetivos bien definidos.
Establecer metas no realistas puede desmoralizar al equipo. Ignorar la planificación financiera y de recursos a largo plazo puede poner en riesgo la sostenibilidad del negocio.
Paso 6. Antes de empezar, pon orden internamente. Haz esto…
Dibuja el organigrama el de ahora y de dentro de un año y de dos. Harás un Excel donde asignes objetivo a cada responsable y marques con un signo de “€”, aquellos objetivos que tendrán bonus, ya sea individual o de equipo. Según la revista Forbes, las organizaciones que revisan y adaptan su estructura organizativa regularmente reportan un incremento del 35% en la eficiencia operativa.
La falta de claridad en la estructura organizativa puede generar confusión. No alinear los incentivos con los objetivos estratégicos puede resultar en esfuerzos contraproducentes.
Paso 7. Define los roles. Haz esto…
Define los puestos de trabajo. Las habilidades y competencias, la política de formación, retribución y despido. Ah, haz también un esbozo de la evaluación de desempeño. Investigaciones de Gallup indican que las empresas que invierten en el desarrollo de habilidades y competencias de sus empleados ven mejoras de hasta un 21% en productividad.
No definir claramente las expectativas y responsabilidades de cada puesto puede llevar a la desorganización y disminuir la eficacia. Ignorar la importancia de una política de formación continua puede resultar en un equipo desactualizado y poco competitivo.
Paso 8. Habla claro y sé persuasivo. Haz esto…
Ahora toca coger a todo el personal y comunicarse. Harás una reunión general con todo el equipo y compartirás todo este ejercicio con ellos. El paso siguiente es la entrevista de desarrollo con cada empleado de forma individual, donde repasarás el organigrama, sus funciones y objetivos. En definitiva, lo que esperas de él en cuanto a su lealtad y actitud a la vez que aclaras sus dudas. No cometas el error de remover el pasado. No más de treinta minutos. Nada de móvil y es obligatorio que, tanto tú como el colaborador en cuestión, preparen la entrevista antes por escrito. Si tienes más de cuarenta trabajadores, te sugiero que, después de hacer la comunicación general, hagas lo propio por áreas. Un estudio de la Universidad de Cornell encontró que las empresas que implementan comunicaciones transparentes y efectivas con sus empleados pueden reducir la rotación en un 50% y aumentar la satisfacción del empleado en un 72%.
No preparar adecuadamente estas reuniones puede resultar en una pérdida de tiempo y oportunidades para alinear y motivar al equipo. Ignorar las dudas y preocupaciones de los empleados durante estas sesiones puede generar desconfianza y disminuir la moral.
Paso 9. Simplifica todo lo que puedas. Haz esto…
Después de establecer las bases, analizar tu situación, organizar tu oferta, medir lo que importa, trazar tu ruta, ordenar tu equipo, definir los roles y comunicar claramente tus expectativas, es crucial revisar todo el proceso y buscar maneras de simplificar. Esto significa eliminar procesos redundantes, automatizar tareas donde sea posible y asegurarte de que cada acción agregue valor real a tus objetivos finales. La simplicidad en tu modelo de negocio, estructura organizativa y procesos operativos puede conducir a una mayor eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción tanto de empleados como de clientes.
En el núcleo de cualquier negocio que funcione bien se encuentra la capacidad de saber simplificar y automatizar procesos. Esta práctica no solo incrementa la eficiencia y reduce los costos, sino que también libera tiempo valioso y recursos que pueden ser mejor utilizados en la innovación y el crecimiento. Mi frase favorita,
‘Solo hay una cosa mejor que ganar dinero y hacer crecer el negocio:
¡Aprender a hacerlo sistemáticamente!’,
Encapsula perfectamente esta idea. Al crear sistemas y procesos que funcionan de manera eficiente y automática, estás estableciendo una base sólida para el éxito sostenible. Esto significa identificar las tareas que se pueden estandarizar, encontrar las herramientas adecuadas para la automatización y entrenar a tu equipo para mantener estos sistemas. Al hacerlo, no solo estás maximizando las ganancias actuales, sino que también estás asegurando que tu empresa pueda adaptarse y prosperar en el futuro. Recuerda, la clave no está solo en trabajar más, sino todo lo contrario, en trabajar más inteligentemente, y eso comienza con la simplificación y automatización de tus procesos empresariales.
- Simplifica y automatiza: Elimina Procesos Ineficientes. Una vez que identifiques las áreas que necesitan mejora, trabaja en simplificar los procesos. Eliminar pasos innecesarios, automatiza tareas y busca formas de hacer tus operaciones más eficientes. Apaláncate en la tecnología.
- Fomenta la Claridad y la Comunicación: Simplifica la forma en que se comunica y opera dentro de tu empresa. Asegúrate de que los objetivos y expectativas sean claros para todos los miembros del equipo.
- Optimiza los Recursos: Revisa cómo se están utilizando los recursos actuales y busca maneras de optimizar su uso, lo que puede incluir reasignar personal, reducir gastos innecesarios y aprovechar mejor la tecnología.
Un estudio de la Universidad de Harvard encontró que las empresas que implementan principios de simplicidad en sus operaciones pueden ver un aumento en la eficiencia operativa de hasta el 30%. La simplificación también puede conducir a una mejora significativa en la satisfacción del cliente, con un aumento promedio del 20% en la lealtad del cliente, ya que encuentran más fácil interactuar con la empresa y entender sus productos o servicios.
No caigas en la trampa de sobrecargar a tu equipo con procesos complicados que no agregan valor. Evita resistirte al cambio manteniendo sistemas anticuados solo porque «siempre se han hecho así». Ignorar las oportunidades de automatización o simplificación puede resultar en una pérdida de competitividad y eficiencia.
Paso 10. Implementa el ciclo de mejora continua de Deming. Haz esto…
El último paso, pero quizás el más importante para asegurar el éxito a largo plazo de tu empresa, es adoptar el ciclo de mejora continua de Deming, también conocido como PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Este enfoque te ayuda a establecer un sistema de mejora constante donde regularmente evalúas y ajustas tus estrategias, procesos y operaciones. Empieza planificando cambios basados en tus análisis previos, implementa esos cambios de manera controlada, verifica los resultados para ver si se cumplieron las expectativas y, finalmente, actúa para hacer ajustes permanentes o iniciar un nuevo ciclo de mejora. Según un estudio del Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT), las empresas que implementan el ciclo PDCA de Deming mejoran su productividad y calidad en un promedio del 25% en el primer año. Este enfoque no solo ayuda a optimizar procesos, sino que también fomenta una cultura de aprendizaje y adaptabilidad dentro de la organización.
Un error común es no seguir todo el ciclo, especialmente la etapa de «Verificar», lo que puede llevar a la implementación de cambios que no son efectivos o incluso contraproducentes. Otro error es ver el ciclo de mejora continua como un proyecto con un fin, en lugar de un proceso sin fin que se integra en la cultura de la empresa. Además, evita la falta de comunicación sobre los cambios y resultados del ciclo, ya que esto puede causar resistencia o confusión entre los empleados.
Implementando el ciclo de mejora continua de Deming, aseguras que tu empresa se mantenga competitiva, ágil y adaptativa frente a los desafíos y cambios del mercado. Este enfoque no solo optimiza tus operaciones, sino que también empodera a tu equipo para buscar constantemente maneras de mejorar, creando un entorno donde la innovación y la excelencia son la norma.
Y, por último, un calendario propuesto a treinta días. Este cronograma es una guía para comenzar a implementar cambios significativos en tu empresa en un corto período. Ten en cuenta que algunos pasos pueden requerir ajustes basados en las particularidades de tu organización y los resultados que vayas obteniendo. La clave está en la flexibilidad y en la capacidad de adaptación a medida que avanzas en el proceso de mejora.
Semana 1: Fijar los Fundamentos, 7/10
Día 1-2: Pon las bases de tu proyecto. Acción: Define misión, visión, y valores.
Día 3: Haz el DAFO, 7/10. Realiza un análisis DAFO.
Día 4-5: Organiza tu oferta y a quién se la vendes, 7/10. Desarrolla el Canvas de Osterwalder.
Semana 2: Planificación y medición, 6/10
Día 8: Mide lo que importa. Asigna KPIs y construye el cuadro de mando.
Día 9-10: Traza tu hoja de ruta a futuro, 6/10. Define objetivos a corto y largo plazo.
Día 11-12: Ordena tu equipo, 6/10. Diseña el organigrama actual y futuro.
Semana 3: Desarrollo organizacional y comunicación, 7/10
Día 15-16: Define los roles en tu equipo, 7/10. Especifica puestos y políticas de RRHH.
Día 17-18: Habla claro, 7/10. Realiza una reunión general y entrevistas individuales.
Semana 4: Simplifica y mejora continua, 7/10
Día 22-23: Simplifica todo lo que puedas. 7/10. Revisa procesos y elimina redundancias.
Día 24-25: Implementa el ciclo de mejora continua de Deming, 8/10. Planifica y comienza un ciclo PDCA.
Días 26-30: Revisión y ajustes, 8/10. Dedica los últimos días a revisar el progreso, recopilar feedback del equipo, y hacer ajustes según sea necesario. Estos días son cruciales para asegurar la correcta implementación del plan y para preparar el terreno para el ciclo continuo de mejora.
Te presento mi método MSG, Mide-Simplifica y Gana Dinero. Un marco de trabajo práctico y efectivo que en tan solo tres pasos te guiará hacia el éxito y la rentabilidad. Repítelo como un mantra hasta que lo domines. Luego perfecciónalo.
