¿Eres de los que prefiere conducir un coche manual o automático? ¿Un buen automático o un Tesla?

Pues lo mismo para con el negocio. En el mundo de las pymes existe una gran dependencia del dueño y muy pocos procesos suelen estar establecidos. No hay politicas, las normas son confusas y el CEO es un agujero negro que, a modo de embudo digiere la gestión en cascada, en lugar de dirigirla. Voy a intentar darte la mejor solución a este problema.

¿Por qué nos cuesta tanto sistematizar nuestra pyme? ¿Por que preferimos el caos y la improvisación frente a disfrutar de procesos claros y sistemas eficientes? ¿Tanto cuesta coger al equipo y formalizar un checklist?

¿Cómo funcionan las cosas? Todo funciona porque detrás hay un sistema. Piensa en algo que funcione. Bien o mal, me da igual. Bueno o malo pero siempre con un resultado predecible. McDonalds, la cafetería de tu barrio, el taller a donde sueles llevar el coche, tu barbería de confianza, el que no te quedes sin papel o tinta en tu impesora, … Si el resultado no es predecible, NO es un sistema ¡Es un churro!

La sistematización de tu negocio es clave para ganar dinero y hacer crecer tu pyme de forma sólida (ahora está de moda decir «escalable»). Al establecer y comunicar procedimientos claros para cada aspecto de tu negocio lo dominas y puedes asegurarte de que todo se está haciendo de la mejor manera posible y que nada se esté dejando al azar. Creas un sistema preveyendo un resultado. Lo mides y, luego, tan solo tienes que ir mejorándolo. Después lo automatizas con tecnología y listo. Fácil, ¿no te parece?

Uno de los beneficios más importantes de la sistematización es la automatización de tareas repetitivas. Al establecer procedimientos automatizados para realizar tareas como el seguimiento de clientes, implantar el mantenimiento preventivo en planta (TPM), generar reportes de gestión, construir un buen embudo de ventas o la automatizar la facturación, puedes liberar tiempo para enfocarte en actividades que realmente necesitan tu atención. En cuanto lo hagas, verás cómo tus problemas van desapareciendo.

La sistematización te permite medir y analizar tus resultados de manera precisa. Al tener registros claros y detallados de tus ingresos y gastos, puedes identificar áreas de tu negocio que necesitan mejorar y tomar decisiones informadas para aumentar tus ganancias. Sin sistematizar, no hay manera de asignar responsabilidades sobre un proceso. No hay rendición de cuentas, lo que los americanos llaman de una forma muy práctica Accountability. Los sistemas soportan el organigrama. Son la autopista sobre la que debe circular tu bólido que, haciendo un símil, es tu negocio.

Es una protección contra la falta de control: Al medir y analizar tus resultados, puedes identificar áreas de tu negocio que necesitan mejorar y tomar decisiones informadas para aumentar tus ganancias, lo que te protege de la falta de control sobre tu negocio. Recuerda que sin control no hay mejora. Sistematizar tu negocio también te permite escalar con mayor facilidad. Para tener libertad personal debes hacer grande tu negocio. Del tamaño que quieras pero crece. Si no creces, no podrás delegar. Sin masa crítica, nunca lograrás economías de escala y tamaño para hacerte fuerte. Al tener procesos y procedimientos claros en su lugar, es más fácil para los nuevos empleados o socios entender cómo funciona tu negocio y cómo deben contribuir.   Es un multiplicar de la productividad. Te da libertad personal. ¿No es por lo que, en definitiva, te hiciste empresario? Mide, simplifica, sistematiza y ganarás más tiempo y dinero.

Al hacerlo, tendrás una menor necesidad de talento y de dependencia de las personas. Al formalizar el conocimiento, lo capturas y no lopierdes si se te va la gente. También te harán falta menos personas pero los mejores y mejor pagados. Trabajar con gente buena es siempre más divertido y rentable. Al establecer procedimientos claros y automatizar tareas repetitivas, se reduce la posibilidad de que los errores humanos causen problemas. Al sistematizar, es más fácil para los nuevos empleados o socios entender cómo funciona tu negocio y cómo deben trabajar, lo que te protege de la dependencia de una sola persona o equipo, ya sea propia o externa a la sociedad.

En resumidas cuentas, sistematizar tu negocio te permite tener dominio de la empresa, automatizar tareas repetitivas, ganar en velocidad de ejecución, fijar estándares de productividad, medir y analizar tus resultados para escalar tu pyme con mayor facilidad. Esto, a su vez, te ayudará a ganar dinero antes y con menos dolor. Sistematizar el negocio, te protegerá de mil problemas que ahora te agobian y que me ahorro enumerar. Haz tu lista personal y, ¡empieza ya!

Ah, se me olvidaba responder a la pregunta. Dicen los estudios que nos cuesta tanto implantar sistemas por estos 3 motivos, principalmente:

1. Resistencia al cambio. Diséñalos antes y minimizarás la resistencia. Siempre habrá resistencia pero para eso hemos aprendido a liderar, ¿no?

2. Falta de tiempo del CEO. Delega más. Todo lo que tu haces hoy, lo has de enseñar a alguien. A medio plazo, lo hará mejor que tu. Si no sabes priorizar a lo importante, dedícate a otra cosa o bien, no te quejes si no tienes buenos resultados.

3. Complejidad. ¿complejo hacer un checklist? Pues como todo en la vida. Al principio te cuesta más pero una vez le pillas el truco…

Llámame. Yo te ayudo.