Muchas veces la forma más fácil de mejorar un proceso es eliminándolo.
Pasa lo mismo con las reuniones: la mejor reuniónUna reunión es un encuentro entre dos o más personas con el objetivo de discutir un tema o tomar decisiones. En un contexto empresarial, las reuniones son una herramienta comúnmente utilizada para discutir temas relacionados con el negocio, como estrategias, planes, problemas y proyectos. Las reuniones pueden ser presenciales o virtuales y pueden ser programadas o improvisadas. Pueden ser de... Más es la que no se celebra.
Recuerda que detrás de un mal procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos. Más hay una persona que ha pensado poco y mal. Habrá que enseñarle. Tenlo en cuenta.
Mi métodoUn método es un conjunto de pasos o procedimientos organizados y sistemáticos para llevar a cabo una tarea o resolver un problema. En el ámbito empresarial, los métodos son utilizados para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de una empresa. Pueden ser aplicados en diferentes áreas de la empresa, como la producción, la contabilidad, el marketing, la... Más MSG, MideEs el acto de cuantificar o evaluar algo utilizando herramientas o criterios específicos para obtener datos precisos. En el ámbito empresarial, medir es fundamental para entender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones basadas en hechos. Ejemplo: Un CEO mide la rentabilidad de cada proyecto evaluando los ingresos generados en comparación con los costos, para ajustar la estrategia de la... Más, SimplificaEs el proceso de hacer algo más sencillo eliminando lo innecesario y concentrándose en lo esencial. En los negocios, simplificar puede significar reducir tareas, procesos o productos que no aportan valor, para enfocarse en lo que realmente genera resultados. Ejemplo: Un CFO simplifica el proceso de aprobación de presupuestos eliminando pasos redundantes, lo que acelera la toma de decisiones y... Más y Gana dineroEs el resultado de generar ingresos o beneficios a partir de una actividad productiva o comercial. En el mundo empresarial, ganar dinero es el objetivo principal, y se logra ofreciendo productos o servicios que aporten valor al cliente, a cambio de una retribución económica. Ejemplo: Una empresa gana dinero al vender sus productos con un margen superior al coste de... Más, tiene una fórmula de mejora que voy a compartir. Te lo explico. Lo que hago es quitar todos los papeles físicos y pasar del tirón a la gestión documental. ¡Papeles fuera! En una empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más de 50 empleados me puede tomar unas cuatro semanas.
Después, con todos los puñeteros documentos que hay en la empresa ya digitalizados, hago un mapa de procesos. ¿Dónde nos duele? Busco los cuellos de botella y las áreas de mayor dolor. Uno sencillito que me toma un día de trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más. Sin líos.
Luego asocio cada documento a una área y a un proceso. Totalizo la cantidad de papeles por área y por proceso. Los asigno a un responsable y a un objetivo operativo del plan de negocioUn plan de negocio es una hoja de ruta estratégica que define los objetivos de una empresa, las estrategias para alcanzarlos y los recursos necesarios. Incluye análisis de mercado, descripción de productos o servicios, estrategias de marketing y ventas, estructura organizativa, proyecciones financieras y un plan de acción detallado para guiar el crecimiento y éxito sostenido del negocio. Negocio de... Más, que previamente hemos hecho semanas antes.
A partir de ahí, asigno documentos a clientes y proveedores y los bautizo con una jerarquía a tres niveles:
1.Imprescindible,
2. Necesario y
3. Aconsejable.
Acto seguido, aplicando el principio de Pareto, empiezo a eliminar los aconsejables y me quedo solo con los Imprescindibles y los necesarios. Es como prorizar en a agendaTu fabrica de tiempo. Es una lista de tareas o actividades planificadas para un período de tiempo específico, por ejemplo, una agenda de un estudiante podría incluir tareas como estudiar para un examen, hacer un trabajo en equipo y asistir a una reunión de club. Lo que es: Una agenda es un plan o una lista de ítems organizados que se... Más solo lo más importanteCuando se habla de lo más importante en un contexto empresarial o personal, se refiere a los aspectos fundamentales que deben ser priorizados para alcanzar el éxito, la satisfacción y el bienestar. Aquí hay algunos puntos clave que a menudo se consideran esenciales: En el ámbito empresarial: • Visión y misión claras: Tener una declaración de visión y misión bien... Más.
En seis semanas, se reduce la documentación al 20% y se rebaja el gasto administrativo un 10%.
Los tiempos de proceso se reducen casi otro 20%.
Al seguir el rastro de los papeles y de los jefes o mandos, te das cuenta de que hay tareas que aportan valor y otras que lo destruyen. ¡Pues a eliminar las que lo destruyen!
Otra cosa que suele pasar en todas las empresas que crecen, es que al CEO de turno se le va la olla y hace crecer los gastos de estructura muy por encima de la necesidad. Digo esto porque yo soy el primero en confesar ese pecado capitalDinero o activos materiales utilizados para generar renta. El capital es uno de los factores de producción en la economía, que se refiere a los recursos financieros y físicos que se utilizan para producir bienes y servicios. Esto incluye dinero, maquinaria, edificios y herramientas que las empresas utilizan para operar y generar ingresos. Un ejemplo de capital es el dinero... Más que lo veo a diario en mis clientes. Detrás de la documentación están las personasDesde un punto de vista empresarial, las personas son consideradas como recursos valiosos para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Las personas incluyen a los empleados, gerentes, propietarios, accionistas, proveedores, clientes y cualquier otra parte interesada en el negocio. • Los empleados son un recurso clave para una empresa, ya que son responsables de llevar a cabo las... Más. ¡Es increíble la capacidad de crear complejidadEs la cualidad de ser compuesto o compuesto de muchas partes y/o relaciones diferentes. En el ámbito empresarial, la complejidad puede referirse a la variedad de factores que influyen en el éxito o fracaso de un negocio, como la competencia, las regulaciones, la tecnología, entre otros. Por ejemplo, la complejidad en la industria farmacéutica podría incluir el desarrollo de nuevos... Más que tienen algunos jefes!