Lean Management. Menos reuniones, más decisiones. Cómo ganar tiempo y dinero con reuniones ágiles: Caso SportGear
Las reuniones estaban matando su empresa.
Daniel dirige SportGear S.L., una empresa de material deportivo en Celrà, Girona. Su equipo funciona bien: comerciales, almacén, administración… Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer. Pero había un problema.
Las reuniones.
Cada semana se repetía la misma historia: reuniones largas, desordenadas, con demasiada gente y sin decisiones claras. Se convocaban “para ponernos al día”, pero al final nadie salía con tareas concretas. Y lo peor: las mismas cosas se hablaban una y otra vez.
Un día, Daniel se sentó a hacer números. Cada reunión de una hora con su equipo costaba 500 euros en sueldos. Como tenían varias cada semana, SportGear estaba tirando 3.000 euros al mes en reuniones inútiles.
Pero el problema no era solo el tiempo y el dinero. Mientras el equipo estaba atrapado en reuniones, el almacén seguía teniendo errores de stock, los comerciales no avanzaban con las ventas y la operativa diaria se atascaba.
Algo tenía que cambiar.
¿Dónde estaba el problema?
Después de analizarlo, encontramos cuatro errores de manual:
- Reuniones sin objetivo. Se convocaban “para hablar”, pero sin un propósito claro.
- Demasiada gente. Iban todos, aunque solo hablaran tres.
- Duraban demasiado. Dos horas de charla para acabar sin decisiones.
- Cero seguimiento. Lo que se decía se olvidaba al día siguiente.
Pero además, había un fallo más profundo: se tomaban decisiones desde la oficina, sin pisar el almacén o ver los problemas en directo.
Conclusión: Se perdía tiempo, dinero y, lo peor, nadie tenía claro qué hacer después de la reunión.
La solución: menos reuniones, más acción en el terreno.
No hacían falta más reuniones, sino hacerlas bien. Así que aplicamos un método simple:
- Máximo 30 minutos. Si no puedes decidir algo en media hora, el problema no es la reunión.
- Solo las personas necesarias. Nada de llenar la sala con gente que no aporta.
- Cada reunión termina con una lista de tareas. Quién hace qué y para cuándo.
- Agenda clara antes de empezar. Si no hay decisiones que tomar, no hay reunión.
- Incorporar el Gemba Walk. En lugar de debatir problemas desde una sala de reuniones, se va al almacén o al área afectada para ver los fallos en directo.
El Gemba Walk es una práctica japonesa que significa “ir al lugar donde ocurren las cosas”. En lugar de debatir teóricamente un problema de stock o de retrasos en envíos, ahora Daniel y su equipo bajaban al almacén, hablaban con los operarios y tomaban decisiones en caliente.
Nada complicado, solo sentido común aplicado con método.
Resultados en menos de dos meses.
Con estos cambios, las reuniones de SportGear se redujeron un 50 %, pasando de 30 a 15 horas al mes.
Eso significó tres cosas:
- Un ahorro de 18.000 euros al año en tiempo perdido.
- El equipo comercial pasó un 20 % más de tiempo vendiendo.
- Las decisiones se tomaban y ejecutaban en el momento, sin esperar a la siguiente reunión.
Pero el mayor cambio no fue solo reducir reuniones. El Gemba Walk hizo que los problemas se resolvieran antes de convertirse en crisis. Ya no hablaban de errores de stock en una mesa de reuniones; iban al almacén, veían qué pasaba y lo solucionaban en el acto.
La gran lección.
Las reuniones no son el problema. El problema es cuando se alargan, se llenan de gente que no aporta y no sirven para tomar decisiones.
Daniel lo entendió y lo cambió. Ahora su equipo trabaja mejor, decide más rápido y no pierde el tiempo.
Si en tu empresa las reuniones te están costando dinero y frenando al equipo, no necesitas más reuniones. Necesitas mejores reuniones y más acción sobre el terreno.