Hola, Íñigo. Cuéntame qué problema tienes y ¿en qué te puedo ayudar?

Íñigo, 44 años, dirigía una administración de fincas en Bilbao. Su empresa gestionaba más de 500 comunidades y facturaba 1,2 millones de euros al año. Me recibió con prisas, mirando el reloj cada dos minutos y con el móvil en la mano.

—Mira, Álvaro, no tengo tiempo para historias. Me explico sin rodeos. Llevo 18 años construyendo esto desde cero y no puedo fiarme de nadie. Aquí, si no estoy yo encima, todo se va al garete. Trabajo 18 horas al día y, aun así, nunca llego a todo.

No me hizo falta mucho más para entender su problema. Íñigo no dirigía su empresa, la acarreaba a cuestas.

Consecuencias.

— Era imposible pedirle una cita sin que la cambiara tres veces.
— Contestaba llamadas a todas horas, incluidos domingos y festivos.
— No delegaba. Revisaba desde facturas hasta emails de clientes.
— Su equipo estaba paralizado porque todo pasaba por él.

El tipo tenía talento y empuje, pero su obsesión por el control estaba ahogando su empresa. El clásico ejemplo del que «nadie hace las cosas como yo quiero…»

El problema.

Íñigo no tenía un problema de negocio, tenía un problema consigo mismo.

— Quería estar en todas partes.
— Creía que nadie hacía las cosas mejor que él.
— No tenía agenda, tenía una guerra diaria con el reloj.

Le pregunté cuántas horas al día dedicaba a trabajo estratégico. Se rió.

— ¿Trabajo estratégico? Yo solo intento llegar al final del día sin que esto explote.

La solución.

Nos enfocamos en tres KPIs clave:

— Reducir su jornada de 18 a 10 horas diarias en tres meses.
— Delegar el 70% de las tareas operativas.
— Organizar su agenda para priorizar el crecimiento de la empresa.

El plan:

— Asignar un asistente personal para filtrar tareas y correos.
— Redefinir su agenda con bloques de trabajo para evitar interrupciones constantes.
— Utilizar mi app, Diario de un CEO, para medir dónde perdía el tiempo y recuperar el control.

Íñigo resopló.

— Álvaro, eso de la agenda suena muy bonito, pero la realidad es que mi día es un incendio tras otro.

Cómo lo hicimos.

El primer obstáculo fue su adicción al control.

— Nadie lo hace como yo.

Le pedí que anotara en Diario de un CEO (mi app gratuita) cada tarea que hacía durante una semana. Cuando vio que pasaba seis horas al día en correos y llamadas, le empezó a cuadrar.

El segundo obstáculo fue su equipo.

— Si delego, seguro que se equivocan.

Hicimos la prueba con las facturas. En dos semanas, su asistente ya revisaba el 90% sin errores.

El tercer obstáculo fue su agenda.

— Mi trabajo es impredecible.

Le obligué a reservar bloques de trabajo sin interrupciones. En dos meses, tenía el 80% de su día bajo control.

El resultado.

— Redujo su jornada de 18 a 10 horas.
— Delegó el 70% de tareas operativas.
— Su equipo empezó a tomar decisiones sin esperar su aprobación.
— Por primera vez en 10 años, se tomó un fin de semana libre.

Cuando me llamó tres meses después, sonaba diferente.

— Álvaro, sigo teniendo trabajo, pero ahora tengo vida.

La lección para el CEO.

Si tu negocio no funciona sin ti, no tienes una empresa, tienes un trabajo mal pagado.

Si trabajas 18 horas al día, no eres un héroe. Solo eres un cuello de botella.

Si no tienes agenda, no tienes control. Solo caos.

¿Sabes en qué se te va el día o sigues creyendo que no puedes delegar?