Cuando conocí a Andrés, lo primero que me dijo fue:

— Álvaro, no lo entiendo. Tengo cinco tiendas, un margen bruto del 49%, cobramos al contado… y voy justo. Las cuentas no salen. Aquí pasa algo.

Andrés, 56 años, era el típico empresario de la vieja escuela. Un currante, buena persona, confiado. Demasiado confiado. Había levantado su cadena de tiendas de productos para el hogar en Valencia con esfuerzo y honestidad. Pero algo fallaba.

Vendían, sí. Facturaban, también. Pero el dinero no estaba donde tenía que estar.

El problema.

Lo primero, como siempre, fue analizar números. El margen era alto, las ventas estables y no había impagos.

— O estamos perdiendo producto o nos están robando.

Hicimos varias cosas:

— Instalamos cámaras ocultas en los puntos de caja.
— Hice de mystery shopper en dos de las tiendas para ver cómo trabajaban los empleados.
— Establecimos un protocolo de cuadre de caja por empleado y por turno.

Lo que encontramos no sorprendió a nadie. Bueno, a nadie salvo a Andrés, que es un buenazo, vaya por delante el comentario.

Cómo lo hacían.

Los empleados no robaban dinero directamente de la caja. Eran más listos. Vendían stock por debajo de la mesa y lo cuadraban en Excel.

— Si una sartén costaba 40€, la vendían a 25€ en efectivo y hacían desaparecer la transacción del sistema.
— Como controlaban el inventario manualmente, “ajustaban” las cifras para que nadie notara las diferencias.
— Cuadraban la caja con movimientos en Excel que no existían en el sistema oficial.

Así, la empresa seguía facturando en papel, pero el dinero no llegaba a la cuenta de Andrés.

La solución.

Nos enfocamos en tres KPIs clave:

— Eliminar las pérdidas de caja en menos de tres meses.
— Implementar un sistema de control de ventas y stock en tiempo real.
— Cambiar la cultura de la empresa para que nadie pudiera seguir haciendo trampas.

El plan fue claro:

— Controlar cada venta con un sistema de TPV centralizado, sin posibilidad de modificaciones manuales.
— Asignar cajas por empleado, no por turno, para identificar responsabilidades.
— Implantar el recuento de stock diario. Por turno y aleatorio. Luego, automatizar el control de stock, eliminando los ajustes manuales en Excel.

Cuando se lo conté a Andrés, se quedó pálido.

— Álvaro, pero… ¿de verdad me están haciendo esto?

Sí, Andrés. Y no desde ayer.

Los resultados.

— En tres meses, las pérdidas desaparecieron.
— La rentabilidad de la empresa subió un 14%, sin necesidad de vender más.
— Se despidió a dos empleados y los demás cambiaron de actitud de la noche a la mañana.
— Andrés empezó a ver en su cuenta 11.000€ más al mes, que antes desaparecían sin dejar rastro; lo que realmente generaban sus tiendas.

Dos meses después, me llamó.

— Álvaro, sigo sin creerme que esto estuviera pasando delante de mis narices. Me ha costado, pero ya no soy tan buenazo.

La lección para el CEO.

Si las cuentas no te cuadran, no es mala suerte. Es que alguien te está engañando.

La confianza es importante, pero los controles también. No medir es invitar al desastre.

¿Te fías de tus empleados?

Genial. Ahora, revisa la caja y el stock y asegúrate de que también puedes fiarte de los números. Mueve el culo y crea sistemas. Te irá mejor.

Napoleón solía repetir a sus generales que «las guerras no se ganan solo con buenas palabras».