Utilidad | Complejidad: 9 | 6

Fórmula | Ejemplo real: (Nuevos clientes / Leads generados) × 100 | 1.000 leads → 50 clientes → 5% conversión.

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Uno de mis clientes vende software para pymes. Más concretamente, está especializado en la solución de código abierto Odoo (te lo recomiendo, por cierto). Su equipo de ventas recibía cientos de solicitudes de información cada mes, pero las ventas no aumentaban al mismo ritmo. Me pidió ayuda porque tenía la sensación de que su equipo comercial no estaba cerrando suficientes clientes y no entendía por qué.

Problema. Cuando revisé los datos, vi que generaban 500 leads al mes, pero solo un 3% terminaba contratando el software. Eso significaba que el 97% de los interesados se perdía por el camino.

El dueño de la empresa pensaba que el problema era la calidad de los leads, pero cuando investigué más a fondo, descubrí que el fallo estaba en el proceso de ventas.

• Los comerciales tardaban más de 24 horas en contactar con un lead, lo que hacía que perdieran el interés.
• No tenían un sistema claro de seguimiento, así que muchos leads se quedaban en el limbo sin respuesta.
• Las presentaciones eran genéricas, sin adaptarse a las necesidades de cada cliente.

El equipo comercial culpaba al departamento de marketing por traer leads que “no servían”, mientras que marketing insistía en que generaban suficientes oportunidades.

Solución. Lo primero que hice fue reducir el tiempo de respuesta. Implementé un sistema para que los comerciales contactaran a los leads en menos de 15 minutos después de dejar sus datos.

Después, diseñé un guion de ventas basado en preguntas clave para detectar si el lead tenía intención de compra o solo estaba explorando opciones.

Por último, establecí un sistema de seguimiento:

• Si un lead no respondía al primer intento, el comercial lo contactaba tres veces más en distintos horarios.
• Si aún así no respondía, pasaba a una campaña automatizada de email para seguir en contacto con él.

Resultados. En tres meses, la conversión de leads a clientes subió del 3% al 8%. Los comerciales trabajaban con leads más interesados, ahorrando tiempo en llamadas innecesarias. El departamento de ventas y el de marketing dejaron de culparse mutuamente porque ahora había un sistema claro para gestionar los leads.