Hola, Javier. Cuéntame qué problema tienes y ¿en qué te puedo ayudar?

Javier, 52 años, me miró serio. Llevaba tres décadas en el negocio y se notaba. Había visto de todo y no era fácil impresionarle.

—Álvaro, esto es un sinvivir. Se me van los auxiliares cada dos por tres, los dentistas están saturados y cada vez que alguien se larga, nos pasamos meses cubriendo el hueco. ¿Cómo quieres que crezcamos si estamos siempre en modo supervivencia?

Su clínica en Valencia facturaba 1,8 millones al año, pero no conseguía estabilidad. La plantilla cambiaba constantemente y cada baja era un terremoto.

Las consecuencias estaban claras:

— Contratar y formar a cada nuevo empleado costaba dos meses de tiempo y miles de euros.
— Los odontólogos perdían una hora al día en gestiones que no deberían estar haciendo.
— La satisfacción de los pacientes había caído a 3,2 sobre 5 en Google.

Fui a ver la clínica y lo entendí enseguida. Cada auxiliar hacía las cosas a su manera, la recepción dependía de la memoria de quien estuviera y los dentistas desconfiaban de delegar. No había sistema.

El problema.

Javier creía que el problema era la gente, pero en realidad era la falta de estructura. La rotación no era el problema, era el síntoma.

Los números no dejaban dudas:

— Rotación del 40% anual (el doble del sector).
— Pérdida del 20% de productividad en cada cambio de personal.
— Más de cinco horas semanales perdidas por los dentistas en tareas administrativas.

Cada salida de un empleado costaba dinero y destrozaba la eficiencia.

La solución.

Nos centramos en tres objetivos clave:

— Reducir la rotación al 15%.
— Aumentar la productividad del equipo en un 25%.
— Liberar a los dentistas de tareas administrativas.

Para ello, implantamos tres cambios:

— Manual y vídeos de formación para que los nuevos fueran operativos en menos de un mes.
— Protocolos de recepción, gabinete y citas para que el sistema no dependiera de las personas.
— Automatización de gestiones administrativas para que los odontólogos solo se centraran en atender pacientes.

Parecía fácil. No lo fue.

Cómo lo hicimos.

Primer obstáculo: los empleados veteranos.

— Esto lo hemos hecho así toda la vida —decían.

No discutí. Empezamos con la gestión de citas. En dos semanas redujeron un 30% los errores. Nadie protestó cuando extendimos el sistema al resto.

Segundo obstáculo: los odontólogos no querían soltar el control.

— Si no reviso yo las agendas, luego hay líos.

Les hice un cálculo rápido: cada uno perdía cinco horas semanales. Probamos una semana con las nuevas reglas. Al mes, la facturación había subido. Se acabó la discusión.

Tercer obstáculo: la formación de los nuevos empleados.

Cada vez que entraba alguien, aprendía sobre la marcha. Estandarizamos el onboarding con vídeos y guías. Resultado: en tres semanas ya eran operativos.

El resultado.

Cuatro meses después:

— La rotación bajó del 40% al 18%.
— Los tiempos de adaptación de nuevos empleados bajaron a la mitad.
— La productividad del equipo aumentó un 30%.
— Los dentistas recuperaron cinco horas semanales.
— La satisfacción del paciente subió a 4,6 sobre 5.

Javier dejó de sufrir cada vez que alguien se marchaba. Ahora la clínica no dependía de las personas, sino del sistema.

La lección para el CEO.

Si cada vez que alguien deja tu empresa te causa un terremoto, el problema no es la gente, es tu sistema. El que tú has diseñado…

¿Cuánto te cuesta cada empleado que se va?

Si no tienes la cifra, empieza a preocuparte.