¿Sabías que dedicamos una media del 18% de nuestro tiempo al correo? ¡Es de locos!
Implementando estas estrategias, el equipo experimentará un notable ahorro de tiempo y reducción del estrés, debido a una mejor gestión y organización de los correos electrónicos. Además, se verá una mejora importante en la comunicación y productividad general del equipo.
Salvo que ses Community Manager o Responsable dl servicio al cliente, el correo no debería tomarte más de una hora al día. Aprender a usarlo y educar a tu entorno son las dos claves que te harán imbatible también en esto.
Te doy algunos consejos que a mi me funcionan y espero que ati también te ayuden.
CON RESPECTO AL CORREO:
Antes de Empezar: Echa un vistazo a tu bandeja de entrada y borra los correos que no necesites.
Configura tus filtros y etiquetas para clasificar automáticamente los emails entrantes.
Al Comenzar el Día: Dedica un rato fijo solo para revisar correos (por ejemplo, 30 minutos por la mañana).
Contesta primero a los correos más urgentes o importantes.
Durante el Día: Evita mirar constantemente el correo; establece momentos específicos para hacerlo.
Organiza los correos usando carpetas o etiquetas según proyectos, temas o prioridades.
Al Finalizar el Día: Dale un último repaso a tu bandeja de entrada. Asegúrate de haber contestado a los correos más relevantes. Ordena y organiza tus carpetas; archiva lo que no necesites en tu bandeja principal.
Después de la Jornada: Reflexiona sobre cómo te ha ido con la gestión de tus correos ese día. Si es necesario, ajusta tu sistema de organización. Planifica para el día siguiente teniendo en cuenta los correos pendientes o tareas relacionadas.
Y A LA ORGANIZACIÓN DE TUS CARPETAS DE ARCHIVO:
Antes de Empezar: Revisa las carpetas actuales y elimina o archiva lo que no sea necesario. Piensa en una estructura lógica para tus carpetas basada en proyectos, temas o prioridades.
Al Comenzar el Día: Crea nuevas carpetas o subcarpetas si es necesario para los nuevos proyectos o temas.Asegúrate de que todas las carpetas estén correctamente etiquetadas y sean fáciles de identificar.
Durante el Día: Mientras trabajas, guarda los documentos en las carpetas correspondientes, no los dejes en el escritorio o en «Mis documentos». Utiliza un sistema de nomenclatura consistente para tus archivos, facilitando su búsqueda y acceso.
Al Finalizar el Día: Revisa las carpetas para asegurarte de que todos los documentos están en su lugar correcto. Haz una limpieza rápida para eliminar archivos temporales o innecesarios.
Después de la Jornada: Piensa en cómo ha funcionado tu sistema de organización de carpetas durante el día. Haz ajustes en la estructura de las carpetas si ves que algo no funciona bien.
La clave está en mantener un sistema de organización que te sea intuitivo y fácil de mantener. Las carpetas bien organizadas te ahorran tiempo y te ayudan a ser más eficiente en tu trabajo diario.
SIEMPRE QUE PUEDAS, AUTOMATIZA CON REGLAS:
Hay varias tareas que se pueden automatizar para mejorar la eficiencia y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales. Aquí algunas de ellas:
Filtrado y Clasificación de Correos Electrónicos:
- Automatizar la clasificación de correos entrantes en carpetas específicas basándote en criterios como el remitente, palabras clave en el asunto o el cuerpo del correo.
- Configurar reglas para marcar automáticamente ciertos correos como leídos, importantes o para enviar respuestas automáticas.
Organización de Archivos y Documentos:
- Utilizar herramientas de gestión de documentos que clasifiquen y almacenen automáticamente los archivos adjuntos de los correos electrónicos en las carpetas correspondientes.
- Implementar sistemas de nomenclatura automatizados para los archivos guardados, basados en fechas, proyectos o tipos de documentos.
Notificaciones y Recordatorios:
- Establecer alertas automáticas para correos electrónicos de alta prioridad o para seguimiento de conversaciones importantes.
Crear recordatorios automáticos para revisar y limpiar periódicamente las carpetas de correo electrónico y archivos.
Backup y Sincronización:
- Automatizar las copias de seguridad de los correos electrónicos y archivos importantes.
Configurar la sincronización automática de documentos en la nube para acceder a ellos desde diferentes dispositivos.
Gestión de Tareas y Flujos de Trabajo:
- Utilizar herramientas de automatización para convertir correos electrónicos en tareas o acciones en herramientas de gestión de proyectos.
- Automatizar flujos de trabajo para tareas repetitivas que suelen iniciarse o comunicarse a través de correo electrónico.
La automatización en estas áreas supone un gran ahorro de tiempo y una reducción del estrés, permitiendo enfocarse en tareas más productivas y creativas.
¿A qué esperas para liberar tu tiempo?
