… Pon atención solo a lo más importante: Elimina procesos, papeles y personas que quiten valor…

«Más gatos, más ratones», dice acertadamente el refrán.

Trabajaba yo en una multinacional francesa de yogures. En la cuarta planta del edificio de la central, estaba el departamento de informática. Por aquel entonces se pedían listados con solicitudes de todos los departamentos. Yo era Jefe de Planificación y Operaciones y tenía varios en cola. Me acerqué a mi compañero del departamento de sistemas y le pregunté cómo estaban mis solicitudes. Me contestó que en cola. Yo, viendo que había un montón de listados imprimiéndose sin interés aparente del usuario, le dije: ¿Y si simplemente anulas aquellos que no te reclaman? Me hizo caso y  ¡zasca!, a los dos días se anularon el 40% y me colé por la puerta de atrás.

Lección aprendida:

Muchas veces la forma más fácil de mejorar un proceso es eliminándolo.

Pasa lo mismo con las reuniones: la mejor reunión es la que no se celebra.

Recuerda que detrás de un mal proceso hay una persona que ha pensado poco y mal. Habrá que enseñarle. Tenlo en cuenta.

Mi método MSG, Mide, Simplifica y Gana dinero, tiene una fórmula de mejora que voy a compartir. Te lo explico. Lo que hago es quitar todos los papeles físicos y pasar del tirón a la gestión documental. ¡Papeles fuera! En una empresa de 50 empleados me puede tomar unas cuatro semanas.

Después, con todos los puñeteros documentos que hay en la empresa ya digitalizados, hago un mapa de procesos. Uno sencillito que me toma un día de trabajo. Sin líos.

Luego asocio cada documento a una área y a un proceso. Totalizo la cantidad de papeles por área y por proceso.  Los asigno a un responsable y a un objetivo operativo del plan de negocio, que previamente hemos hecho semanas antes.

A partir de ahí, asigno documentos a clientes y proveedores y los bautizo con una jerarquía a tres niveles:

  1. Imprescindible,
    2. Necesario y
    3. Aconsejable.

Acto seguido, aplicando el principio de Pareto, empiezo a eliminar los aconsejables y me quedo solo con los Imprescindibles y los necesarios. Es como prorizar en a agenda solo lo más importante.

En seis semanas, se reduce la documentación al 20% y se rebaja el gasto administrativo un 10%.

Los tiempos de proceso se reducen casi otro 20%.

Al seguir el rastro de los papeles, te das cuenta de que hay tareas que aportan valor y otras que lo destruyen. ¡Pues a eliminar las que lo destruyen!

Otra cosa que suele pasar en todas las empresas que crecen, es que al CEO de turno se le va la olla y hace crecer los gastos de estructura muy por encima de la necesidad. Digo esto porque yo soy el primero en confesar ese pecado capital que lo veo a diario en mis clientes. Detrás de la documentación están las personas. ¡Es increíble la capacidad de crear complejidad que tienen algunos jefes!

 

Más rapidez, menos gasto, mejor comunicación y más venta, ya que se llega antes al mercado.

 

Mis lecciones de CEO de hoy son:

  • La gestión por procesos o sistematización forma parte de nuestro ADN de CEO. Hay que dedicarles tiempo de calidad, en equipo, a diseñarlos, a ponerlos en marcha y a mejorarlos.
  • Gestionar por procesos significa tenerlos detallados en un mapa siemrpe actualizado, siempre vivo . Más adelante se someten a la mejora y a su automatización.
  • Tener una idea sin tener a la vez la capacidad de materializarla, es estar flipado, alucinar. Proyecta tus pensamientos en acciones y evitarás problemas.
  • Los empresarios, por definición, somos gente soñadora que necesitamos que otros construyan nuestros sueños. Tendemos a mezclar la estrategia con la ejecución y eso, con permiso de la IA, aún no se ha inventado. Tenlo en cuenta.
  • Las ideas hay que accionarlas y de la misma manera que al viajar pensamos en el medio de transporte, al fijar un objetivo, deberíamos pensar en un sistema, en un proceso y en unas personas que los soporten.
  • Además de preguntarte cómo digitalizar tu pyme, te recomiendo que cada vez que veas un documento, te preguntes que valor aporta. A los humanos nos encanta complicar las cosas.

Menos papel, menos personal: ¡Pues a despedir toca! ¿Tenemos caja? Bueno, ese es otro tema…