Es fácil confundir proceso con sistema o método con actividad o tarea con acción. ¿Alguna vez has pensado en ver tu empresa como un cuerpo humano? A mí siempre me ha ayudado. Te lo explico a mi manera:
El sistema abarca todo, seguido por procesos que se dividen en los departamentos. Cada departamento utiliza métodos específicos para llevar a cabo sus actividades, que a su vez se descomponen en tareas. Y finalmente, cada tarea se completa mediante acciones coordinadas. Todo está conectado. Todo.
Una empresa fuerte y sana es aquella donde cada ‘órgano’ (departamento) y cada ‘célula’ (empleado) trabajan en armonía, contribuyendo al éxito general.
Al igual que en nuestro cuerpo humano, donde cada parte tiene un rol vital, en la empresa, cada área del organigrama y cada nivel de operación es crucial para que todo vaya bien.
Tenemos la obligación de saber escuchar a nuestro cuerpo para así conocerlo y cuidarlo mejor. Idem de idem en la empresa.
En términos de jerarquía, podemos ver que un sistema engloba varios procesos. Cada proceso se compone de métodos específicos, que a su vez constan de varias actividades. Las actividades se dividen en tareas y, finalmente, cada tarea se realiza a través de acciones concretas. Si te duele la cabeza, piensas poco y mal. Pues en la empresa pasa lo mismo; si el jefe no está por la faena, perdemos dinero.
Sigo.
LOS SISTEMAS. El Sistema Nervioso. La cabeza: El Consejo de administración y Dirección General. El organigrama.
Así como el sistema nervioso controla y coordina todas las partes del cuerpo, en una empresa, los sistemas son dirigidos por la alta dirección y administración. Esto incluye sistemas como el de gestión de calidad, sistemas financieros y sistemas de información. Estos sistemas abarcan toda la empresa y son cruciales para que las cosas vayan bien. El sistema es como el sistema nervioso de nuestro cuerpo. Es el conjunto de partes interconectadas que trabajan juntas para lograr un objetivo común. En una empresa, un sistema podría ser tu sistema de gestión de calidad, el de marketing y ventas o el sistema financiero, coordinando diversas funciones para mantener la empresa sana. La ‘mente’ de tu empresa es donde se formulan las visiones y se toman decisiones que guían a todo el ‘cuerpo’ empresarial. Es básico pensar con claridad. Misión, Visión, valores son más que palabras.
LOS PROCESOS. El flujo sanguíneo transporta el oxígeno. Los departamentos clave: Ventas, Producción y RR.HH.
Cada departamento en una empresa tiene sus propios procesos, como el proceso de ventas en el departamento comercial, el proceso de producción, y el proceso de selección en recursos humanos. Estos procesos son como el flujo sanguíneo, llevando recursos y resultados a través de la empresa. Es una serie de pasos o actividades que se realizan para lograr un resultado específico. Piensa en el proceso de ventas, desde la generación de leads hasta el cierre de un cliente. Es un viaje con varias etapas, cada una crucial para el éxito del siguiente. Así como cuidamos nuestro cuerpo con ejercicio y una alimentación adecuada, debemos cuidar las operaciones de nuestra empresa. Esto significa mantener los procesos ágiles, asegurarse de que las actividades y tareas se hagan bien y que cada acción contribuya a la salud general de la empresa.
LOS MÉTODOS. Las normas y procedimientos:- La Rutina de Ejercicio
Los métodos, como las metodologías ágiles en gestión de proyectos, son seguidos por departamentos específicos. En IT, podrían seguir métodos para el desarrollo de software; en marketing, métodos para campañas publicitarias. Estos métodos son las rutinas de ejercicio que mantienen a estos departamentos en forma. Es un enfoque particular o una manera de hacer algo, la cultura que se sigue para lograr un resultado. Por ejemplo, el método ágil en la gestión de proyectos es un conjunto de prácticas específicas que se siguen para mejorar la entrega de proyectos.
LAS ACTIVIDADES. Los proyectos: Los movimientos musculares
Las actividades son realizadas por todos los departamentos. Por ejemplo, en finanzas, una actividad podría ser la elaboración y seguimiento de presupuestos; en ventas, podría ser la realización de presentaciones a clientes. Estas actividades son los movimientos que mantienen a cada departamento activo. Una actividad es como cuando mueves un músculo tras recibir una orden del sistema nervioso. Son acciones que hacemos para contribuir a un proceso más grande. Por ejemplo, realizar una llamada de ventas es una actividad dentro del proceso de ventas para convertir un prospecto en cliente.
LAS TAREAS. Los pasos Individuales
Las tareas son más pequeñas y concretas y están orientadas a objetivos específicos dentro de las actividades. Pueden variar mucho dependiendo del departamento y del proyecto. Por ejemplo, una tarea en el área de recursos humanos podría ser programar una entrevista de trabajo. La tarea es como un paso individual en una caminata, a menudo como parte de una actividad. Por ejemplo, programar una reunión con un cliente potencial es una tarea dentro de la actividad de gestión de relaciones con clientes.
LA ACCIÓN. El Latido del Corazón. Los pasos o las zancadas que vamos dando en la buena dirección
Finalmente, las acciones son los latidos del corazón de la empresa, llevadas a cabo por todos los empleados. Son los pasos individuales y concretos que se realizan en el día a día. En ventas, podría ser llamar a un cliente; en IT, podría ser escribir un código específico. La acción es como el latido de nuestro corazón, básica, contundente y constante. Son los pasos individuales que tomamos, el trabajo con calidad que se realiza en cada tarea. Cada correo electrónico que envías, cada llamada que haces, son acciones que mantienen el buen pulso de tu empresa.
Ya acabo. A diferencia de nuestro cuerpo que lleva existiendo dos cientos mil años, que respira y se mueve automáticamente, una pyme requiere una atención constante y adaptación continua. En la empresa no tenemos esa suerte. No hay un «piloto automático» que valga y en las pymes menos aún. Al igual que un cuerpo humano necesita que todas sus partes funcionen armónicamente para mantenerse sano y fuerte, una empresa necesita una coordinación fluida de sus sistemas, procesos, métodos, actividades, tareas y acciones para tener éxito.
¡Así que mantén tu empresa en buena forma, igual que cuidas tu! No hay otra manera. Es el camino.
