Muchas veces la forma más fácil de mejorar un proceso es eliminándolo.
Pasa lo mismo con las reuniones: la mejor reunión es la que no se celebra.
Recuerda que detrás de un mal proceso hay una persona que ha pensado poco y mal. Habrá que enseñarle. Tenlo en cuenta.
Mi método MSG, Mide, Simplifica y Gana dinero, tiene una fórmula de mejora que voy a compartir. Te lo explico. Lo que hago es quitar todos los papeles físicos y pasar del tirón a la gestión documental. ¡Papeles fuera! En una empresa de 50 empleados me puede tomar unas cuatro semanas.
Después, con todos los puñeteros documentos que hay en la empresa ya digitalizados, hago un mapa de procesos. ¿Dónde nos duele? Busco los cuellos de botella y las áreas de mayor dolor. Uno sencillito que me toma un día de trabajo. Sin líos.
Luego asocio cada documento a una área y a un proceso. Totalizo la cantidad de papeles por área y por proceso. Los asigno a un responsable y a un objetivo operativo del plan de negocio, que previamente hemos hecho semanas antes.
A partir de ahí, asigno documentos a clientes y proveedores y los bautizo con una jerarquía a tres niveles:
1.Imprescindible,
2. Necesario y
3. Aconsejable.
Acto seguido, aplicando el principio de Pareto, empiezo a eliminar los aconsejables y me quedo solo con los Imprescindibles y los necesarios. Es como prorizar en a agenda solo lo más importante.
En seis semanas, se reduce la documentación al 20% y se rebaja el gasto administrativo un 10%.
Los tiempos de proceso se reducen casi otro 20%.
Al seguir el rastro de los papeles y de los jefes o mandos, te das cuenta de que hay tareas que aportan valor y otras que lo destruyen. ¡Pues a eliminar las que lo destruyen!
Otra cosa que suele pasar en todas las empresas que crecen, es que al CEO de turno se le va la olla y hace crecer los gastos de estructura muy por encima de la necesidad. Digo esto porque yo soy el primero en confesar ese pecado capital que lo veo a diario en mis clientes. Detrás de la documentación están las personas. ¡Es increíble la capacidad de crear complejidad que tienen algunos jefes!
