… Pon atención solo a lo más importante: Elimina procesos, papeles y personas que quiten valor…
«Más gatos, más ratones», dice acertadamente el refrán.
Trabajaba yo en una multinacional francesa de yogures. En la cuarta planta del edificio de la central, estaba el departamento de informática. Por aquel entonces se pedían listados con solicitudes de todos los departamentos. Yo era Jefe de PlanificaciónLa planificación es el proceso mediante el cual una empresa establece metas y objetivos a largo plazo y desarrolla un plan para alcanzarlos. Es una herramienta esencial para la toma de decisiones estratégicas y el logro del éxito empresarial. Puede ser dividida en varios niveles, incluyendo la planificación estratégica, la planificación operativa y la planificación táctica. La planificación estratégica se... Más y Operaciones y tenía varios en cola. Me acerqué a mi compañero del departamento de sistemas y le pregunté cómo estaban mis solicitudes. Me contestó que en cola. Yo, viendo que había un montón de listados imprimiéndose sin interésLo que alguien espera recibir por una inversión o que se ha de pagar por pedir algo prestado. El interés es el costo del dinero prestado o la ganancia obtenida por invertir dinero. Cuando pides prestado dinero, pagas un interés adicional al monto principal del préstamo. Cuando depositas dinero en una cuenta de ahorros, ganas intereses como compensación por permitir... Más aparente del usuario, le dije: ¿Y si simplemente anulas aquellos que no te reclaman? Me hizo caso y ¡zasca!, a los dos días se anularon el 40% y me colé por la puerta de atrás.
Lección aprendida:
Muchas veces la forma más fácil de mejorar un proceso es eliminándolo.
Pasa lo mismo con las reuniones: la mejor reuniónUna reunión es un encuentro entre dos o más personas con el objetivo de discutir un tema o tomar decisiones. En un contexto empresarial, las reuniones son una herramienta comúnmente utilizada para discutir temas relacionados con el negocio, como estrategias, planes, problemas y proyectos. Las reuniones pueden ser presenciales o virtuales y pueden ser programadas o improvisadas. Pueden ser de... Más es la que no se celebra.
Recuerda que detrás de un mal procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos. Más hay una persona que ha pensado poco y mal. Habrá que enseñarle. Tenlo en cuenta.
Mi métodoUn método es un conjunto de pasos o procedimientos organizados y sistemáticos para llevar a cabo una tarea o resolver un problema. En el ámbito empresarial, los métodos son utilizados para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de una empresa. Pueden ser aplicados en diferentes áreas de la empresa, como la producción, la contabilidad, el marketing, la... Más MSG, MideEs el acto de cuantificar o evaluar algo utilizando herramientas o criterios específicos para obtener datos precisos. En el ámbito empresarial, medir es fundamental para entender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones basadas en hechos. Ejemplo: Un CEO mide la rentabilidad de cada proyecto evaluando los ingresos generados en comparación con los costos, para ajustar la estrategia de la... Más, SimplificaEs el proceso de hacer algo más sencillo eliminando lo innecesario y concentrándose en lo esencial. En los negocios, simplificar puede significar reducir tareas, procesos o productos que no aportan valor, para enfocarse en lo que realmente genera resultados. Ejemplo: Un CFO simplifica el proceso de aprobación de presupuestos eliminando pasos redundantes, lo que acelera la toma de decisiones y... Más y Gana dineroEs el resultado de generar ingresos o beneficios a partir de una actividad productiva o comercial. En el mundo empresarial, ganar dinero es el objetivo principal, y se logra ofreciendo productos o servicios que aporten valor al cliente, a cambio de una retribución económica. Ejemplo: Una empresa gana dinero al vender sus productos con un margen superior al coste de... Más, tiene una fórmula de mejora que voy a compartir. Te lo explico. Lo que hago es quitar todos los papeles físicos y pasar del tirón a la gestión documental. ¡Papeles fuera! En una empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más de 50 empleados me puede tomar unas cuatro semanas.
Después, con todos los puñeteros documentos que hay en la empresa ya digitalizados, hago un mapa de procesos. Uno sencillito que me toma un día de trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más. Sin líos.
Luego asocio cada documento a una área y a un proceso. Totalizo la cantidad de papeles por área y por proceso. Los asigno a un responsable y a un objetivo operativo del plan de negocioUn plan de negocio es una hoja de ruta estratégica que define los objetivos de una empresa, las estrategias para alcanzarlos y los recursos necesarios. Incluye análisis de mercado, descripción de productos o servicios, estrategias de marketing y ventas, estructura organizativa, proyecciones financieras y un plan de acción detallado para guiar el crecimiento y éxito sostenido del negocio. Negocio de... Más, que previamente hemos hecho semanas antes.
A partir de ahí, asigno documentos a clientes y proveedores y los bautizo con una jerarquía a tres niveles:
- Imprescindible,
2. Necesario y
3. Aconsejable.
Acto seguido, aplicando el principio de Pareto, empiezo a eliminar los aconsejables y me quedo solo con los Imprescindibles y los necesarios. Es como prorizar en a agendaTu fabrica de tiempo. Es una lista de tareas o actividades planificadas para un período de tiempo específico, por ejemplo, una agenda de un estudiante podría incluir tareas como estudiar para un examen, hacer un trabajo en equipo y asistir a una reunión de club. Lo que es: Una agenda es un plan o una lista de ítems organizados que se... Más solo lo más importanteCuando se habla de lo más importante en un contexto empresarial o personal, se refiere a los aspectos fundamentales que deben ser priorizados para alcanzar el éxito, la satisfacción y el bienestar. Aquí hay algunos puntos clave que a menudo se consideran esenciales: En el ámbito empresarial: • Visión y misión claras: Tener una declaración de visión y misión bien... Más.
En seis semanas, se reduce la documentación al 20% y se rebaja el gasto administrativo un 10%.
Los tiempos de proceso se reducen casi otro 20%.
Al seguir el rastro de los papeles, te das cuenta de que hay tareas que aportan valor y otras que lo destruyen. ¡Pues a eliminar las que lo destruyen!
Otra cosa que suele pasar en todas las empresas que crecen, es que al CEO de turno se le va la olla y hace crecer los gastos de estructura muy por encima de la necesidad. Digo esto porque yo soy el primero en confesar ese pecado capitalDinero o activos materiales utilizados para generar renta. El capital es uno de los factores de producción en la economía, que se refiere a los recursos financieros y físicos que se utilizan para producir bienes y servicios. Esto incluye dinero, maquinaria, edificios y herramientas que las empresas utilizan para operar y generar ingresos. Un ejemplo de capital es el dinero... Más que lo veo a diario en mis clientes. Detrás de la documentación están las personasDesde un punto de vista empresarial, las personas son consideradas como recursos valiosos para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Las personas incluyen a los empleados, gerentes, propietarios, accionistas, proveedores, clientes y cualquier otra parte interesada en el negocio. • Los empleados son un recurso clave para una empresa, ya que son responsables de llevar a cabo las... Más. ¡Es increíble la capacidad de crear complejidadEs la cualidad de ser compuesto o compuesto de muchas partes y/o relaciones diferentes. En el ámbito empresarial, la complejidad puede referirse a la variedad de factores que influyen en el éxito o fracaso de un negocio, como la competencia, las regulaciones, la tecnología, entre otros. Por ejemplo, la complejidad en la industria farmacéutica podría incluir el desarrollo de nuevos... Más que tienen algunos jefes!
Más rapidez, menos gasto, mejor comunicaciónMis reglas básicas son: Comunicar de forma clara. No lleves malas intenciones ni pretendas hacer daño. Hazlo de la manera más sencilla. Sin palabras complejas ni rebuscadas. Ves cambiando el tono de voz para que sea más ameno. Piensa siempre con el corazón, en servir. Tienes dos minutos: Explícalo, demuestra antes que tu sabes hacerlo, luego acompaña a tu alumno... Más y más venta, ya que se llega antes al mercadoDonde los compradores y los vendedores se encuentran para hacer negocios. MERCADO: Lo que es: Un mercado es un sistema o entorno donde se encuentran compradores y vendedores para intercambiar productos, servicios o información. Por qué importa: Comprender el mercado es fundamental para las empresas porque define cómo deben posicionarse, a quiénes deben dirigirse y cómo deben competir de manera... Más.
Mis lecciones de CEO de hoy son:
- La gestión por procesos o sistematización forma parte de nuestro ADN de CEO. Hay que dedicarles tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más de calidadSe refiere a la capacidad de un producto o servicio para cumplir o superar las expectativas de los clientes y cumplir con los estándares de la industria. Esto incluye aspectos como la confiabilidad, la seguridad, la eficiencia, la facilidad de uso, y la durabilidad. La calidad también puede referirse a la capacidad de una empresa para satisfacer las necesidades de... Más, en equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más, a diseñarlos, a ponerlos en marcha y a mejorarlos.
- Gestionar por procesos significa tenerlos detallados en un mapa siemrpe actualizado, siempre vivo . Más adelante se someten a la mejora y a su automatización• Lo que es: La automatización implica el uso de tecnología para realizar tareas o procesos sin intervención humana. Se basa en sistemas de software, máquinas y otras tecnologías para aumentar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual. • Por qué importa: La automatización es fundamental en diversas industrias porque permite mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la... Más.
- Tener una ideaUna idea empresarial es simplemente una forma de resolver un problema o llenar una necesidad en el mercado. Es como tener una luz brillando en tu cabeza que te dice "¡Eso es! ¡Eso es lo que necesita la gente! Y luego, con trabajo duro y dedicación, convertirla en un negocio exitoso. Una buena idea empresarial puede cambiar tu vida y... Más sin tener a la vez la capacidad de materializarla, es estar flipado, alucinar. Proyecta tus pensamientos en acciones y evitarás problemas.
- Los empresarios, por definición, somos gente soñadora que necesitamos que otros construyan nuestros sueños. Tendemos a mezclar la estrategiaPlan para pasar de A a B. Decidir lo que NO vamos a hacer. Una estrategia es un plan o conjunto de acciones diseñadas para alcanzar un objetivo o un conjunto de objetivos. Es una forma de pensar y actuar que ayuda a las empresas o individuos a alcanzar sus metas, superar desafíos y sacar ventaja de oportunidades. Una estrategia... Más con la ejecuciónHacer. Actuar. Ejecución se refiere a la acción de llevar a cabo o poner en práctica un plan, una idea o un proyecto. Es el proceso de convertir las intenciones o las metas en acciones concretas y medibles. La ejecución implica la implementación de un plan, la asignación de recursos, la supervisión y el seguimiento para asegurar que se está... Más y eso, con permiso de la IA, aún no se ha inventado. Tenlo en cuenta.
- Las ideas hay que accionarlas y de la misma manera que al viajar pensamos en el medio de transporte, al fijar un objetivo, deberíamos pensarEl acto de pensar es fundamental para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la creatividad. Implica procesar información, analizar situaciones, reflexionar sobre ideas y considerar diferentes perspectivas. Aquí tienes algunos aspectos clave sobre el pensamiento: Tipos de pensamiento • Pensamiento crítico: Analiza y evalúa información de manera objetiva. Se centra en la lógica, la evidencia y la... Más en un sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. Más, en un proceso y en unas personas que los soporten.
- Además de preguntarte cómo digitalizar tu pyme, te recomiendo que cada vez que veas un documento, te preguntes que valor aporta. A los humanos nos encanta complicar las cosas.
Menos papel, menos personal: ¡Pues a despedir toca! ¿Tenemos caja? Bueno, ese es otro tema…