E1. Cómo usar el correo electrónico y mantener tus carpetas siempre bien organizadas

¿Sabías que dedicamos una media del 18% de nuestro tiempo al correo? ¡Es de locos!

Implementando estas estrategias, el equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más experimentará un notable ahorro de tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar  el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más y reducción del estrés, debido a una mejor gestión y organización de los correos electrónicos. Además, se verá una mejora importanteCuando se habla de lo más importante en un contexto empresarial o personal, se refiere a los aspectos fundamentales que deben ser priorizados para alcanzar el éxito, la satisfacción y el bienestar. Aquí hay algunos puntos clave que a menudo se consideran esenciales: En el ámbito empresarial: • Visión y misión claras: Tener una declaración de visión y misión bien... Más en la comunicaciónMis reglas básicas son: Comunicar de forma clara. No lleves malas intenciones ni pretendas hacer daño. Hazlo de la manera más sencilla. Sin palabras complejas ni rebuscadas. Ves cambiando el tono de voz para que sea más ameno. Piensa siempre con el corazón, en servir. Tienes dos minutos: Explícalo, demuestra antes que tu sabes hacerlo, luego acompaña a tu alumno... Más y productividadEficiencia: Todos los años estudiando la productividad no me habían dado más que trabajo. Era un fracaso rotundo. Chris me miró a los ojos y me dijo: la productividad es una mierda: He enseñado sobre productividad durante años y todas las personas a las que he dado clases de hecho están trabajando más, incluyéndome. ¿Por qué pasa eso? Porque la... Más general del equipo.

Salvo que ses Community ManagerLo que es: Un manager o mando es una persona responsable de dirigir y supervisar las operaciones y el personal de una parte específica de la organización. Por qué importa: Los managers son clave para la implementación de estrategias y políticas en la empresa, la motivación del personal y la consecución de objetivos de su área o departamento.... Más o Responsable dl servicio al clienteAquel que te compra, como mínimo, dos veces. La primera te prueba y la segunda repite. Es quien paga tus facturas. Más, el correo no debería tomarte más de una hora al día. AprenderLa palabra "aprender" en el ámbito empresarial se refiere a la adquisición de nuevos conocimientos, habilidades y competencias por parte de los empleados de una empresa. Esto puede incluir la formación en habilidades técnicas específicas, como el uso de software o maquinaria, o la adquisición de habilidades blandas como la comunicación eficaz o la resolución de conflictos. El aprendizaje continuo... Más a usarlo y educar a tu entorno son las dos claves que te harán imbatible también en esto.

Y A LA ORGANIZACIÓN DE TUS CARPETAS DE ARCHIVO:

Antes de Empezar: Revisa las carpetas actuales y elimina o archiva lo que no sea necesario. Piensa en una estructura lógica para tus carpetas basada en proyectos, temas o prioridades.

Al Comenzar el Día: Crea nuevas carpetas o subcarpetas si es necesario para los nuevos proyectos o temas.Asegúrate de que todas las carpetas estén correctamente etiquetadas y sean fáciles de identificar.

Durante el Día: Mientras trabajas, guarda los documentos en las carpetas correspondientes, no los dejes en el escritorio o en «Mis documentos». Utiliza un sistema de nomenclatura consistente para tus archivos, facilitando su búsqueda y acceso.

Al Finalizar el Día: Revisa las carpetas para asegurarte de que todos los documentos están en su lugar correcto. Haz una limpieza rápida para eliminar archivos temporales o innecesarios.

Después de la Jornada: Piensa en cómo ha funcionado tu sistema de organización de carpetas durante el día. Haz ajustes en la estructura de las carpetas si ves que algo no funciona bien.

La clave está en mantener un sistema de organización que te sea intuitivo y fácil de mantener. Las carpetas bien organizadas te ahorran tiempo y te ayudan a ser más eficiente en tu trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más diario.

SIEMPRE QUE PUEDAS, AUTOMATIZA CON REGLAS:

Hay varias tareas que se pueden automatizar para mejorar la eficienciaLo que es: Capacidad de una empresa para minimizar los costos y maximizar la producción. Por qué importa: Directamente relacionada con la rentabilidad y la competitividad del negocio. Hacer bien las cosas pero al menor coste. La eficiencia se refiere a la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos en un proceso o sistema. Es una medida de... Más y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales. Aquí algunas de ellas:

Filtrado y Clasificación de Correos Electrónicos: 

• Automatizar la clasificación de correos entrantes en carpetas específicas basándote en criterios como el remitente, palabras clave en el asunto o el cuerpo del correo.
• Configurar reglas para marcar automáticamente ciertos correos como leídos, importantes o para enviar respuestas automáticas.

Organización de Archivos y Documentos:

• Utilizar herramientas de gestión de documentos que clasifiquen y almacenen automáticamente los archivos adjuntos de los correos electrónicos en las carpetas correspondientes.
• Implementar sistemas de nomenclatura automatizados para los archivos guardados, basados en fechas, proyectos o tipos de documentos.

Notificaciones y Recordatorios:

• Establecer alertas automáticas para correos electrónicos de alta prioridad• Lo que es: La prioridad se refiere a la importancia o precedencia que se le da a una tarea, proyecto o decisión en comparación con otras actividades. Establecer prioridades implica evaluar qué acciones deben realizarse primero basándose en su urgencia, impacto y recursos disponibles. • Por qué importa: Priorizar adecuadamente es crucial en la gestión del tiempo y de... Más o para seguimiento de conversaciones importantes.
  Crear recordatorios automáticos para revisar y limpiar periódicamente las carpetas de correo electrónico y archivos.

Backup y Sincronización:

• Automatizar las copias de seguridad de los correos electrónicos y archivos importantes.
  Configurar la sincronización automática de documentos en la nube para acceder a ellos desde diferentes dispositivos.

Gestión de Tareas y Flujos de Trabajo:

• Utilizar herramientas de automatización• Lo que es: La automatización implica el uso de tecnología para realizar tareas o procesos sin intervención humana. Se basa en sistemas de software, máquinas y otras tecnologías para aumentar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual. • Por qué importa: La automatización es fundamental en diversas industrias porque permite mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la... Más para convertir correos electrónicos en tareas o acciones en herramientas de gestión de proyectos.
• Automatizar flujos de trabajo para tareas repetitivas que suelen iniciarse o comunicarse a través de correo electrónico.

La automatización en estas áreas supone un gran ahorro de tiempo y una reducción del estrés, permitiendo enfocarse en tareas más productivas y creativas.

¿A qué esperas para liberar tu tiempo?