Los 10 procesos clave en cualquier empresa y 12 tips para simplificar tu gestión

¿Cómo hacer que tu negocio gane dinero y vaya más rápido? ¡Simplicando las cosas!

Si tienes una empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más, tu objetivo no es simplemente que sobreviva a largo plazoEl largo plazo se refiere a un período extendido en el tiempo, durante el cual se espera que se desarrollen y se evalúen estrategias, objetivos o inversiones. En el contexto empresarial y financiero, el término es crucial para la planificación y la toma de decisiones. Componentes del largo plazo • Visión estratégica: Implica establecer objetivos a largo plazo que guíen... Más. Tú quieres verla crecer, dar una buena rentabilidadUtilidad. La rentabilidad empresarial se refiere a la capacidad de una empresa para generar ganancias y garantizar un retorno sobre la inversión (ROI) para sus accionistas o inversores. La rentabilidad se mide comúnmente mediante ratios financieros como el margen de beneficio, el retorno sobre el patrimonio neto (ROE) y el retorno sobre la inversión (ROI). La rentabilidad es importante porque... Más y, además, que te haga la vida más fácil. Porque sí, tener un negocioUn negocio es una organización o empresa que busca obtener ganancias o beneficios económicos a través de la producción o venta de bienes o servicios. Los negocios pueden ser pequeñas empresas independientes o grandes corporaciones, y pueden operar en una amplia variedad de industrias, como la manufactura, el comercio minorista, los servicios financieros y la tecnología. Los negocios también pueden... Más no debería ser una fuente de sufrimiento y de dolores de cabeza, sino una máquina de crecer y hacerte ganar dineroEl dinero es una señal de confianza.  El dinero nunca ha hecho a un hombre feliz y nunca lo hará. Cuanto más tiene, más quiere. En lugar de llenar un vacío, el dinero lo crea. Benjamin Franklin. El dinero es un medio de intercambio que se usa para facilitar la compra y venta de bienes y servicios. Además de ser... Más.

Y mi trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más como consultorTiene respuestas porque la ha cagado antes que tú. Es una persona con experiencia y conocimientos especializados en un área determinada que brinda asesoramiento y ayuda a empresas o individuos para resolver problemas o mejorar su desempeño. Los consultores pueden ser contratados para trabajar en proyectos específicos o para brindar servicios regulares a una empresa. Por ejemplo, un consultor de... Más va justo de eso: ayudarte a ganar dinero y velocidad simplificando los procesos. Porque, al final, los problemas que frenan un negocio no suelen ser ni los competidores ni el mercadoDonde los compradores y los vendedores se encuentran para hacer negocios. MERCADO: Lo que es: Un mercado es un sistema o entorno donde se encuentran compradores y vendedores para intercambiar productos, servicios o información. Por qué importa: Comprender el mercado es fundamental para las empresas porque define cómo deben posicionarse, a quiénes deben dirigirse y cómo deben competir de manera... Más: somos nosotros mismos, con los procesos complejos y engorrosos que creamos sin darnos cuenta.

El mayor cuello de botella en una empresa es la incompetencia del dueño.

No lo digo yo, … Lo sabemos todos. Nadie nace aprendido.

Por eso, te comparto los 10 procesos más importantes en cualquier empresa y, para poner la guinda, 12 tips para simplificarSimplificar es el proceso de hacer algo más fácil de entender o de realizar, eliminando elementos innecesarios o complejos. En el ámbito empresarial, la simplificación puede aplicarse a diferentes aspectos de una empresa, como los procesos, la estructura, la comunicación, entre otros. Al simplificar, se pueden mejorar la eficiencia y la eficacia de una empresa, al reducir el tiempo y... Más tu gestión desde ya mismo. Esto no es teoría; son acciones concretas que marcarán la diferencia en tu vida, y me atrevo a decir que en menos de un mes.

Los 10 procesos clave de cualquier negocio.

1. Planificación estratégicaLo que es: Proceso de definir la dirección a largo plazo de una empresa y establecer objetivos y estrategias para alcanzarlos. Por qué importa: Fundamental para asegurar que la empresa se mantenga en curso hacia sus metas a largo plazo. Más. Si no tienes un destino claro, cualquier camino es bueno. La estrategiaPlan para pasar de A a B. Decidir lo que NO vamos a hacer. Una estrategia es un plan o conjunto de acciones diseñadas para alcanzar un objetivo o un conjunto de objetivos. Es una forma de pensar y actuar que ayuda a las empresas o individuos a alcanzar sus metas, superar desafíos y sacar ventaja de oportunidades. Una estrategia... Más te alinea y te orienta hacia dónde quieres ir.
2. Gestión financiera. Si no sabes cuánto gastas, cuánto ganas y cómo se distribuye el dinero, vas a ciegas. Sin control sobre tus números, estás en manos de la suertePara los mediocres, la suerte es un factor clave. Sin embargo, los que no tenemos talento, como un servidor, preferimos confiar en los sistemas, la actitud y la constancia para alcanzar el éxito. La suerte rara vez es un plan viable; el verdadero éxito viene de la preparación y el esfuerzo repetido. Ejemplo: Un empresario que mejora su negocio siguiendo... Más. ¡Peligro!
3. Ventas y Atención al ClienteAquel que te compra, como mínimo, dos veces. La primera te prueba y la segunda repite. Es quien paga tus facturas. Más. No hay empresa sin ventas, y las ventas vienen de clientes contentos. Haz que la experiencia del cliente sea impecable; es la base de todo.
4. MarketingMarketing es todo. Todo es marketing. Eso es lo que yo he aprendido. Poner al cliente en el centro. Entusiasma a tu equipo para que traslade esa ilusión a tu cliente y jamás, jamás, jamás tendrás que preocuparte por el marketing. Pero como no resuelvas bien este punto, estás jodido. Marketing es el proceso de identificar, anticipar y satisfacer las... Más y comunicaciónMis reglas básicas son: Comunicar de forma clara. No lleves malas intenciones ni pretendas hacer daño. Hazlo de la manera más sencilla. Sin palabras complejas ni rebuscadas. Ves cambiando el tono de voz para que sea más ameno. Piensa siempre con el corazón, en servir. Tienes dos minutos: Explícalo, demuestra antes que tu sabes hacerlo, luego acompaña a tu alumno... Más. Es tu altavoz. Todo lo que haces tiene que ser visto y entendido. Si no comunicas bien, es como si no existieras. No conseguirás leads.
5. Operaciones y producción. Aquí es donde se produce el valor. La eficienciaLo que es: Capacidad de una empresa para minimizar los costos y maximizar la producción. Por qué importa: Directamente relacionada con la rentabilidad y la competitividad del negocio. Hacer bien las cosas pero al menor coste. La eficiencia se refiere a la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos en un proceso o sistema. Es una medida de... Más es la meta: más rápido, menos costes. Eso es lo que necesitas, peor es difícil. Aplica marcos ágiles en tu día a día.
6. Gestión de inventarios. Un inventario bien gestionado evita mal servicio en momentos clave. Ten control y evita sorpresas que frenen tus ventas.
7. Recursos humanos. Tu equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más es tu mayor activoEl activo son aquellos bienes, derechos u otros recursos susceptibles de convertirse en beneficios o aportar algún rendimiento económico a nuestra compañía. Así, dentro de una empresa podemos encontrar varios activos como por ejemplo, el local, el equipo informático o la maquinaria. Más, pero también tu mayor inversiónLo que es: La inversión implica destinar recursos, generalmente financieros, en activos o proyectos con el objetivo de obtener un beneficio futuro. En el contexto empresarial, puede incluir la compra de maquinaria, acciones, bonos, propiedades, o la inversión en investigación y desarrollo. Por qué importa: La inversión es fundamental para el crecimiento y la expansión de cualquier negocio. Al invertir... Más. Gestionar bien a las personasDesde un punto de vista empresarial, las personas son consideradas como recursos valiosos para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Las personas incluyen a los empleados, gerentes, propietarios, accionistas, proveedores, clientes y cualquier otra parte interesada en el negocio. • Los empleados son un recurso clave para una empresa, ya que son responsables de llevar a cabo las... Más hace que la empresa funcione como un reloj.
8. Compras y proveedores. No puedes permitirte pagar de más ni depender de malos proveedores. Saber negociar es la clave aquí.
9. Logística y distribución. Todo tiene que llegar cuando y donde debe, sin errores ni retrasos. Este procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos. Más es crítico para la satisfacción del clienteMedida de cómo los productos y servicios de una empresa cumplen o superan las expectativas del cliente. Nordstrom es conocido por su excepcional atención al cliente, lo que resulta en altos niveles de satisfacción y lealtad del cliente. Más.
10. Cumplimiento legal y normativo. Las leyesLo que es: Las leyes son normas y reglamentos establecidos por las autoridades gubernamentales que dictan cómo deben operar las personas, las empresas y otras organizaciones dentro de una sociedad. Por qué importa: Para las empresas, el cumplimiento de las leyes es esencial para operar legítimamente y evitar sanciones legales, multas o daños a su reputación. Las leyes impactan todos... Más están para cumplirse. Ignorar el cumplimiento normativo es buscar problemas a largo plazo.

La complejidadEs la cualidad de ser compuesto o compuesto de muchas partes y/o relaciones diferentes. En el ámbito empresarial, la complejidad puede referirse a la variedad de factores que influyen en el éxito o fracaso de un negocio, como la competencia, las regulaciones, la tecnología, entre otros. Por ejemplo, la complejidad en la industria farmacéutica podría incluir el desarrollo de nuevos... Más en la empresa es como la grasa en el cuerpo: se acumula, invisible al principio, capa tras capa. Hasta que un día te ves en el espejo y la realidad te golpea. Cada proceso innecesario, cada nivel jerárquico sin sentido, cada paso que se añade «por si acaso» se convierte en peso muerto que frena al negocio. Más gasto y menos velocidad en la gestión. Y, mientras todos miran para otro lado, yo hago justo lo contrario: entro a cuestionarlo todo. Porque simplificar es, precisamente, eliminar esa grasa que sobra y devolverle agilidad y músculo a tu empresa. Es volver a hacerAcrónimo: Hábito para Atraer, Convertir en cliente, Entregando lo prometido a los clientes y reunir o cobrar el dinero que deben pagarte a cambio. La mayoría de los negocios sigue la secuencia HACER, pero no es necesario que sea así. Algunos negocios cobran antes de proporcionar sus servicios. Y otros pueden proporcionar un servicio antes de que el prospecto se... Más ejercicio como si, de nuevo, vivieras en «Day One» como dice Bezos.

Comparto aquí mi chuleta de algunas de las cosas que hago para volver a recuperar la forma en la empresa:

12 trucos para simplificar las cosas:

1. MideEs el acto de cuantificar o evaluar algo utilizando herramientas o criterios específicos para obtener datos precisos. En el ámbito empresarial, medir es fundamental para entender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones basadas en hechos. Ejemplo: Un CEO mide la rentabilidad de cada proyecto evaluando los ingresos generados en comparación con los costos, para ajustar la estrategia de la... Más todo y fija KPIs de velocidad. La velocidad es un factor clave. Mide el tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar  el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más de respuesta en cada uno de estos procesos y pon KPIs específicos para acelerar la gestión.
2. SimplificaEs el proceso de hacer algo más sencillo eliminando lo innecesario y concentrándose en lo esencial. En los negocios, simplificar puede significar reducir tareas, procesos o productos que no aportan valor, para enfocarse en lo que realmente genera resultados. Ejemplo: Un CFO simplifica el proceso de aprobación de presupuestos eliminando pasos redundantes, lo que acelera la toma de decisiones y... Más eliminando pasos. Cuellos de botella, jerarquías, personas que no sumen, burocracia, tareas repetitivas… Busca todo lo que se pueda eliminar. Lo que no aporta, estorba.
3. AutomatizaAutomatizar significa dejar que las máquinas o sistemas hagan las tareas repetitivas y manuales por ti, de manera que tu equipo pueda enfocarse en lo que realmente importa. Cuando automatizas, reduces errores, ahorras tiempo y mejoras la eficiencia de tu empresa. Automatizar no solo ahorra tiempo, sino que asegura que el trabajo siempre se haga bien y a tiempo. Ejemplo... Más lo repetitivo. Tareas manuales y repetitivas no tienen sentido en 2024. Desde la facturación, el control de gestión, la atención al cliente, … hasta emails de seguimiento, automatiza todo lo que puedas y piensa ya en términos de 24/7.
4. Estandariza procesos y ponlos por escrito. Todo lo que se haga más de dos veces necesita un sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. Más. Cada tarea importanteCuando se habla de lo más importante en un contexto empresarial o personal, se refiere a los aspectos fundamentales que deben ser priorizados para alcanzar el éxito, la satisfacción y el bienestar. Aquí hay algunos puntos clave que a menudo se consideran esenciales: En el ámbito empresarial: • Visión y misión claras: Tener una declaración de visión y misión bien... Más debe estar bien definida.
5. Define métricas claras. Lo que no se mide, no se mejora. Ten métricas de control para ventas, costes, plazos… Fija estándares. Los números hablan.
6. Reduce los niveles de decisión. Si cada decisión pasa por varias personas, pierdes tiempo. Dale a tu equipo autonomía para resolver cosas sin perder tiempo en aprobaciones.
7. Centraliza la comunicación. Nada de interminables cadenas de emails. Quita el CC de la plantilla de email o, mejor aún, limita los emails, las reuniones y toda esa parafernalia que emborrona y aburre el día a día. Usa herramientas como Slack o Trello.
8. Delega con responsabilidad. Asigna tareas, pero también asegura que cada persona sea responsable de su resultadoLo que es: En términos empresariales, el resultado, o resultado neto, es la ganancia o pérdida final que una empresa obtiene al final de un período contable, después de restar todos los gastos e impuestos a los ingresos totales. Por qué importa: El resultado es un indicador clave de la salud financiera de una empresa. Un resultado positivo indica rentabilidad,... Más. Esto aligera la carga y mejora los resultados.
9. Prioriza con claridad. No todo es igual de urgente. Crea equipos y huye de las individualidades. Define prioridades y haz que todos las tengan claras. Primero lo importante, luego el resto.
10. Simplifica tu catálogo de productos o servicios. Aplica el 80/20 de Pareto. No trates de abarcar todo. Enfócate en lo que realmente te deja margen y atrae a tu cliente ideal. Menos es más.
11. Reuniones cortas de pié o paseando (Gemba walkReunión informal sobre el terreno con quienes saben lo que hay que hacer. Gemba walk es un término utilizado en la administración de procesos y la mejora continua. Es una técnica de observación directa utilizada para recopilar datos e identificar problemas en el lugar donde se lleva a cabo la actividad, también conocido como "el lugar de trabajo". El objetivo... Más). Detecta errores y reconoce rápido. Reúne al equipo brevemente y revisa qué funciona y qué no.
12. Haz auditorías trimestrales. Nada de esperar al fin de año para cambiar lo que no va. Revisa tus procesos cada tres meses, ajusta y optimiza lo necesario.

Estoy seguro de que algunos de ellos ya los tienes por la mano, pero si, poco a poco, los pones en práctica, te aseguro que verás cómo el tiempo empieza a rendir más, cómo tu día a día se hace más ágil y, sí, cómo tu empresa se vuelve más rentable. Porque complicarse está bien para otros, pero en tu empresa no debería haber sitio para nada que no sea simplificar y avanzar.

¿Por qué complicarse cuando se puede ir directo al grano?