¿Cuántas veces has tenido la sensación de que tu empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más podría ir más rápido, pero algo la está frenando y no sabes qué? Si los problemas se repiten, las decisiones tardan demasiado y la productividadEficiencia: Todos los años estudiando la productividad no me habían dado más que trabajo. Era un fracaso rotundo. Chris me miró a los ojos y me dijo: la productividad es una mierda: He enseñado sobre productividad durante años y todas las personas a las que he dado clases de hecho están trabajando más, incluyéndome. ¿Por qué pasa eso? Porque la... Más no termina de despegar, el problemaLo que es: Un problema es una situación que presenta dificultades o impide el progreso hacia un objetivo deseado dentro de una organización.Por qué importa: Identificar y entender los problemas es esencial para cualquier empresa, ya que permite a los líderes y equipos tomar medidas correctivas y adaptativas para superar obstáculos y mejorar la eficiencia y efectividad operativa. Situación no... Más no está en las personasDesde un punto de vista empresarial, las personas son consideradas como recursos valiosos para el funcionamiento y el éxito de una empresa. Las personas incluyen a los empleados, gerentes, propietarios, accionistas, proveedores, clientes y cualquier otra parte interesada en el negocio. • Los empleados son un recurso clave para una empresa, ya que son responsables de llevar a cabo las... Más, sino en los procesos. Y aquí no vale con suposiciones, toca auditar bien y con cabeza.
Una auditoríaLa auditoría se define como un proceso de revisión y evaluación estructurada de áreas, procesos o sistemas dentro de una organización. Su objetivo principal es identificar problemas, optimizar operaciones y asegurar el cumplimiento de políticas y normativas. Objetivo de la auditoría El objetivo de una auditoría es proporcionar un diagnóstico detallado y fiable de un área específica de la empresa.... Más de procesos bien hecha no es solo buscar fallos, es entender qué está ralentizando el negocioUn negocio es una organización o empresa que busca obtener ganancias o beneficios económicos a través de la producción o venta de bienes o servicios. Los negocios pueden ser pequeñas empresas independientes o grandes corporaciones, y pueden operar en una amplia variedad de industrias, como la manufactura, el comercio minorista, los servicios financieros y la tecnología. Los negocios también pueden... Más y corregirlo cuanto antes. Para eso, hay tres pasos clave:
1. Tener datos reales, no intuiciones.
Sin datos, todo es una opinión. Y las opiniones no sirven para tomar decisiones. El primer paso de una auditoría de procesos es recopilar informaciónLa información es un conjunto de datos que tienen significado y son procesados para proporcionar un contexto útil. La información es esencial para la toma de decisiones y el aprendizaje, ya que proporciona una base sólida para comprender y analizar una situación. La información se puede presentar en diferentes formatos, como texto, imágenes, audio o video. La información se puede... Más concreta y fiable:
¿Dónde se está perdiendo tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más?
¿Cuáles son los errores más frecuentes?
¿Cuánto tardan en resolverse las tareas?
Para ello, es clave analizar métricas concretas como:
- Duración de los ciclos (¿cuánto tiempo se tarda en completar cada procesoLo que es: Conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman elementos de entrada en resultados. Por qué importa: Comprender y optimizar los procesos es crucial para mejorar la eficiencia y efectividad de la organización, lo que puede llevar a una mayor productividad y reducción de costos. Más?)
- Errores y fallos recurrentes (¿qué problemas se repiten?)
- Tiempo de procesamiento (¿en qué punto se están acumulando los retrasos?)
- Estado de las solicitudes o tareas (¿cuántas están pendientes, bloqueadas o en revisión?)
Si tienes herramientas de automatización• Lo que es: La automatización implica el uso de tecnología para realizar tareas o procesos sin intervención humana. Se basa en sistemas de software, máquinas y otras tecnologías para aumentar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual. • Por qué importa: La automatización es fundamental en diversas industrias porque permite mejorar la eficiencia, reducir costos, aumentar la... Más que te den estos datos en tiempo real, mejor.
No se trata de pasarte días recopilando información, sino de tener un sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. Más que ya te lo dé.
Lo que no se mideEs el acto de cuantificar o evaluar algo utilizando herramientas o criterios específicos para obtener datos precisos. En el ámbito empresarial, medir es fundamental para entender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones basadas en hechos. Ejemplo: Un CEO mide la rentabilidad de cada proyecto evaluando los ingresos generados en comparación con los costos, para ajustar la estrategia de la... Más, no se puede mejorar. Asignamos KPIs.
2. Mirar con lupa cada proceso.
Una vez que tienes datos en la mano, toca hacerAcrónimo: Hábito para Atraer, Convertir en cliente, Entregando lo prometido a los clientes y reunir o cobrar el dinero que deben pagarte a cambio. La mayoría de los negocios sigue la secuencia HACER, pero no es necesario que sea así. Algunos negocios cobran antes de proporcionar sus servicios. Y otros pueden proporcionar un servicio antes de que el prospecto se... Más el análisis. Aquí es donde se descubren las fugas de tiempo y dineroEl dinero es una señal de confianza. El dinero nunca ha hecho a un hombre feliz y nunca lo hará. Cuanto más tiene, más quiere. En lugar de llenar un vacío, el dinero lo crea. Benjamin Franklin. El dinero es un medio de intercambio que se usa para facilitar la compra y venta de bienes y servicios. Además de ser... Más.
El objetivo no es solo mirar los números, sino entender el “cómo” se trabaja en el día a día.
¿Los flujos de trabajoEl trabajo es una actividad que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico o social. En el contexto empresarial, el trabajo se refiere a las actividades que se realizan para producir bienes o servicios y generar ingresos para la empresa. El trabajo puede ser realizado por empleados o contratistas, y puede ser remunerado o no . Existen... Más tienen sentido o se han ido complicando con el tiempo?
¿Se están haciendo tareas innecesarias?
¿La tecnología está ayudando o está frenando los procesos?
Lo más común es encontrar problemas como:
- Redundancias → Tareas duplicadas, varios equipos haciendo lo mismo sin coordinación.
- Burocracia excesiva → Demasiados pasos para aprobar algo simple¿Recuerdas cuándo empezaste en tu negocio? ¿Recuerdas esa primera venta? ¿Recuerdas cuándo tu primer cliente te ayuda a diseñar tu primer producto o servicio aportando un feedback constante sobre lo que quería y sobre cuánto estaba dispuesto a pagar por él? Traslada esa misma experiencia o sensación a tu primer empleado o a tu primer proveedor. ¿Qué ha pasado desde... Más.
- Cuellos de botella → Un proceso depende de una sola persona o equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más que siempre tiene trabajo acumulado.
- Falta de automatización → Se siguen haciendo cosas manualmente que podrían resolverse con un clic.
Aquí es donde se evalúa qué cambios harían que todo fuera más rápido, más eficiente y más rentable.
3. Aplicar cambios que solucionen el problema.
Encontrar fallos no sirve de nada si no se corrigen. Una auditoría de procesos debe terminar con acciones concretas y ejecutables.
¿Qué suele funcionar?
✔ Eliminar lo que no suma. Si hay tareas que solo añaden burocracia, se eliminan.
✔ Optimizar tiempos. Reducir esperas, automatizar procesos y simplificarSimplificar es el proceso de hacer algo más fácil de entender o de realizar, eliminando elementos innecesarios o complejos. En el ámbito empresarial, la simplificación puede aplicarse a diferentes aspectos de una empresa, como los procesos, la estructura, la comunicación, entre otros. Al simplificar, se pueden mejorar la eficiencia y la eficacia de una empresa, al reducir el tiempo y... Más aprobaciones.
✔ Rediseñar procesos. Si hay pasos innecesarios, se eliminan o se agrupan para hacerlos más ágiles.
✔ Formar al equipo. No sirve de nada cambiar procesos si la gente sigue trabajando como antes.
Si además tienes herramientas que te permitan hacer estos cambios rápido y sin grandes costes, la mejora se nota antes.
Piensa en lo que supondría tener un negocio que fluye sin bloqueos, sin tareas innecesarias y sin perder tiempo en cosas que no suman.
Si te suena bien, quizá es hora de meterle mano a los procesos y hacer que tu empresa funcione como debería. ¿Lo revisamos juntos?