Escena: Álvaro y su clienteAquel que te compra, como mínimo, dos veces. La primera te prueba y la segunda repite. Es quien paga tus facturas. Más, Javier, dueño de una cadena de farmacias, toman un café y hablan sobre auditorías.
Javier: Álvaro, me hablan mucho de auditorías, pero hay tantos tipos que no sé ni por dónde empezar. Me hago un lío. ¿Cuáles son las que realmente importan para mi negocioUn negocio es una organización o empresa que busca obtener ganancias o beneficios económicos a través de la producción o venta de bienes o servicios. Los negocios pueden ser pequeñas empresas independientes o grandes corporaciones, y pueden operar en una amplia variedad de industrias, como la manufactura, el comercio minorista, los servicios financieros y la tecnología. Los negocios también pueden... Más?
Álvaro: Mira, hay tres tipos principales de auditoríaLa auditoría se define como un proceso de revisión y evaluación estructurada de áreas, procesos o sistemas dentro de una organización. Su objetivo principal es identificar problemas, optimizar operaciones y asegurar el cumplimiento de políticas y normativas. Objetivo de la auditoría El objetivo de una auditoría es proporcionar un diagnóstico detallado y fiable de un área específica de la empresa.... Más: cumplimiento, financiera y de desempeño. Te lo explico fácil, con ejemplos.
1. Auditoría de cumplimiento: ¿estás siguiendo los procedimientosLos procedimientos son las instrucciones detalladas y secuenciales que indican cómo realizar tareas específicas en la empresa. Garantizan que las actividades se ejecuten de manera consistente y conforme a los estándares de la organización. Los procedimientos aportan claridad y orden en la ejecución diaria. Objetivo de los procedimientos: Asegurar la uniformidad, calidad y cumplimiento en la realización de tareas, facilitando... Más?
Álvaro: Imagínate que tienes 12 farmacias y cada una gestiona datos sensibles de clientes: recetas, historiales médicos, datos personales… Aquí entra en juego la LOPDLOPD, Ley Orgánica de Protección de Datos. Lo que es: En España, la LOPD regula el tratamiento de los datos personales y garantiza y protege, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas. Por qué importa: Es crucial para las empresas asegurarse de que están cumpliendo con... Más. Un día decides hacerAcrónimo: Hábito para Atraer, Convertir en cliente, Entregando lo prometido a los clientes y reunir o cobrar el dinero que deben pagarte a cambio. La mayoría de los negocios sigue la secuencia HACER, pero no es necesario que sea así. Algunos negocios cobran antes de proporcionar sus servicios. Y otros pueden proporcionar un servicio antes de que el prospecto se... Más una auditoría de cumplimiento para ver si realmente estás protegiendo esos datos como toca.
¿Qué pasa? Que descubrimos que en 5 farmacias no han actualizado los consentimientos de los clientes. En 3 de ellas, las cámaras de seguridad almacenan imágenes sin un control de acceso adecuado. Y en una, el equipoUn equipo es un grupo de personas que trabajan juntas con el objetivo de alcanzar una meta común. Los miembros de un equipo trabajan juntos para compartir ideas, recursos y habilidades para lograr un objetivo específico. Los equipos pueden ser de diversos tipos, como: • Equipos de trabajo: son equipos formados por personas que trabajan juntas en una misma empresa... Más no tiene formaciónLo que es: La formación en el contexto laboral se refiere a la educación y capacitación proporcionada a los empleados para mejorar sus habilidades y competencias, preparándolos para realizar tareas específicas o asumir roles más desafiantes dentro de la empresa. Por qué importa: La formación es crucial para mantener una fuerza laboral competente y motivada. Permite a los empleados desarrollar... Más en protección de datos, lo que supone un riesgoLo que es: El riesgo es la posibilidad de que ocurra un evento adverso que pueda causar pérdidas o daños a una organización. Por qué importa: La gestión de riesgos es esencial para minimizar potenciales pérdidas económicas, proteger los activos de la empresa y asegurar la sostenibilidad del negocio a largo plazo. Más serio en caso de inspección.
¿El problemaLo que es: Un problema es una situación que presenta dificultades o impide el progreso hacia un objetivo deseado dentro de una organización.Por qué importa: Identificar y entender los problemas es esencial para cualquier empresa, ya que permite a los líderes y equipos tomar medidas correctivas y adaptativas para superar obstáculos y mejorar la eficiencia y efectividad operativa. Situación no... Más? Multas de hasta 600.000 euros y pérdida de confianza de los clientes. Conclusión: La auditoría de cumplimiento te evita sustos legales y te asegura que todo está en orden antes de que llegue una inspección.
2. Auditoría financiera: ¿cuadran los números o hay fugas?
Javier: Vale, la de cumplimiento me interesa. ¿Y la financiera?
Álvaro: Esta es clave si quieres saber si tus cuentas reflejan la realidad.
Imagínate que tus farmacias facturan 5 millones de euros al año, pero últimamente notas que la liquidezMedida de cuán fácil es para alguien cambiar un activo, p.e. una casa o una máquina, por dinero en efectivo. La liquidez se refiere a la facilidad con la que un activo puede convertirse en efectivo sin perder su valor. Los activos más líquidos son aquellos que se pueden vender rápidamente y con poca o ninguna pérdida de valor. Un... Más no es la que debería. Se hace una auditoría financiera y se detecta que:
- Hay 10.000 euros en facturas impagadas de proveedores antiguos que nadie ha reclamado.
- Un exceso de stock en productos caducables que supone una pérdida de 40.000 euros al año.
- Pequeñas fugas en gastos que, sumadas, te están costando 80.000 euros anuales.
Conclusión: No se trata de vender más, sino de controlar cada euro que entra y sale. Una auditoría financiera te ayuda a poner orden en los números y evitar que el dineroEl dinero es una señal de confianza. El dinero nunca ha hecho a un hombre feliz y nunca lo hará. Cuanto más tiene, más quiere. En lugar de llenar un vacío, el dinero lo crea. Benjamin Franklin. El dinero es un medio de intercambio que se usa para facilitar la compra y venta de bienes y servicios. Además de ser... Más se pierda por el camino.
3. Auditoría de Desempeño: ¿estás siendo eficiente o estás perdiendo tiempoTodo requiere tiempo y no hay mayor bien escaso que el tiempo. El tiempo caduca. No se pudo recuperar el ayer. Además, se puede consumir con mayor o menor intensidad y de ahí obtener más o menos satisfacción por lo que haces. ¿Te has parado a pensar que todas las personas tenemos las mismas 24 horas durante los 365 días... Más y dinero?
Javier: Vale, números claros. ¿Y la de desempeño?
Álvaro: Esta te dice si los procesos dentro de la empresaTú máquina de generar dinero para poder comprar tu libertad personal. Una empresa es una organización creada con el objetivo de obtener ganancias a través de la producción o venta de bienes o servicios. Una empresa puede ser una entidad legalmente reconocida y puede tener una estructura jerárquica y departamentos específicos, como finanzas, marketing, operaciones, recursos humanos, entre otros. Puede... Más están funcionando bien o si hay algo que está frenando el crecimientoLo que hay que hacer sí o sí en un negocio. Si no creces, acabas cerrando. Es el proceso de aumentar en tamaño, cantidad o importancia. En el ámbito empresarial, el crecimiento se refiere al aumento de las ventas, los ingresos, el número de clientes o la expansión geográfica de una empresa. Por ejemplo, una empresa que busca crecer podría... Más.
Por ejemplo, analizamos el funcionamiento de tus farmacias y descubrimos que:
- Los empleados tardan 8 minutos en atender a cada cliente porque el sistemaLo que es: Un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Por qué importa: En el contexto empresarial, un sistema bien diseñado y gestionado asegura la coherencia y la eficacia en la consecución de los objetivos organizacionales. Más informático es lento. Si mejoras eso, podrías atender un 20% más de clientes al día sin contratarLo que es: Contratar es el proceso de buscar, evaluar y emplear a nuevos trabajadores para cubrir posiciones dentro de una organización. Por qué importa: Un proceso de contratación efectivo es crucial para asegurar que la empresa cuente con el talento adecuado para sus necesidades operativas y estratégicas. Contratar a las personas adecuadas mejora la innovación, la productividad y la... Más a más personal.
- Los pedidos a proveedores se hacen manualmente, lo que genera errores y retrasos en productos clave. Si lo automatizas, reduces un 30% los tiempos de reposición y evitas roturas de stock.
- Cada farmacia gestiona su propia publicidadLo que es: Proceso de darte a conocer. Cuanta más gente conozca lo que vendes, más venderás; más dinero ganarás. La publicidad es una forma de comunicación que busca incrementar el consumo de un producto o servicio, atraer nuevos clientes, y fortalecer la identidad de marca mediante mensajes pagados que se transmiten a través de diversos medios, como televisión, radio,... Más, en lugar de hacerlo de forma centralizada. ResultadoLo que es: En términos empresariales, el resultado, o resultado neto, es la ganancia o pérdida final que una empresa obtiene al final de un período contable, después de restar todos los gastos e impuestos a los ingresos totales. Por qué importa: El resultado es un indicador clave de la salud financiera de una empresa. Un resultado positivo indica rentabilidad,... Más: gasto duplicado en marketingMarketing es todo. Todo es marketing. Eso es lo que yo he aprendido. Poner al cliente en el centro. Entusiasma a tu equipo para que traslade esa ilusión a tu cliente y jamás, jamás, jamás tendrás que preocuparte por el marketing. Pero como no resuelvas bien este punto, estás jodido. Marketing es el proceso de identificar, anticipar y satisfacer las... Más sin estrategiaPlan para pasar de A a B. Decidir lo que NO vamos a hacer. Una estrategia es un plan o conjunto de acciones diseñadas para alcanzar un objetivo o un conjunto de objetivos. Es una forma de pensar y actuar que ayuda a las empresas o individuos a alcanzar sus metas, superar desafíos y sacar ventaja de oportunidades. Una estrategia... Más clara.
Conclusión: No basta con vender, hay que hacerlo bien. Si optimizas los procesos, ganas más sin necesidad de gastar más.
Javier: Vale, ahora lo veo claro. Primero, asegurarme de que cumplo con la ley. Segundo, cuadrar las cuentas y tapar fugas. Y tercero, optimizar la operativa.
Álvaro: Exacto. Y mejor hacerlo ahora que esperar a que el problema explote. ¿Otro café mientras te explico cómo empezamos?